Process för initiering och beslut av pilot

1. Idé uppstår – initiering av pilotidé

Syfte: Fånga upp förslag tidigt utan att kräva för mycket underlag.

• En aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) lyfter en idé om pilot.
• Idén dokumenteras mycket kort, t.ex. i ett standardiserat pilotidé-formulär.

Innehåll (light-version):

• Kort beskrivning av pilotidén - mönster och scenarion
• Behov kopplat till Samordnad identitet och behörighet
• Vilken del av infrastrukturen / vilket steg i färdplanen som avses testas
• Föreslagen deltagare/aktör
• Grov tidsbild

Output: inkommen och registrerad pilotidé

2. Förtydligande och beredning av pilotidé

Syfte: Säkerställa att idén är tillräckligt konkret för att kunna bedömas.

Här tas ett pilotunderlag fram (kan ske tillsammans med Digg/E-hälsomyndigheten).

Innehåll i pilotunderlag:

• Syfte och behov
  • Vilket behov adresseras?
  • Varför behöver detta testas i pilot?
  • Vad som ska testas
• Vilka funktioner/komponenter i infrastrukturen
• Vad är nytt/oprövat
• Avgränsning
  • Vad testas inte?
• Förväntad nytta och lärdomar
  • Vad vill vi veta efter piloten?
  • Hur bidrar resultatet till fortsatt utveckling?
• Koppling till steg i taktisk färdplan
• Förutsättningar (hos deltagande aktörer)
• Aktörer
• Juridik/säkerhet (översiktligt)
• Teknik (översiktligt)
• Risker och beroenden
• Tid och resursöversikt (grovt)
• Plan för omhändertagande av lärdomar

Output: Färdigt pilotunderlag

3. Kvalitetssäkring – uppfyller piloten rätt syfte och vid rätt tillfälle?

Syfte: Säkerställa att piloten testar rätt saker.

Bedömning görs mot fasta kriterier, t.ex.:

• Testar piloten de delar som behöver testas i aktuellt steg?
• Bidrar den till lärande för infrastrukturen (inte bara lokal nytta)?
• Finns tydlig hypotes eller frågeställning?
• Är piloten genomförbar inom rimlig tid och komplexitet?
• Finns förutsättningar hos deltagande aktörer?
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot

Bedömningen kan göras av ett beredningsforum eller sakkunniggrupp.

Output: Rekommendation (gå vidare, omformulera/ komplettera)

4. Bedömning mot taktisk färdplan och helhet

Syfte: Säkerställa rätt tajming och prioritering.

Hur passar piloten in i:

• Pågående och planerade piloter?
• Utvecklingstakten för infrastrukturen?
• Finns överlapp eller beroenden?
• Behövs piloten nu, senare – eller alls?
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot

Output: Prioriteringsbedömning

5. Samlad beredning och beslutsunderlag

Syfte: Göra det enkelt att fatta beslut.

Ett beslutsunderlag tas fram som sammanfattar:

• Pilotens syfte och innehåll
• Vad som testas och varför
• Koppling till steg och färdplan
• Förväntad nytta
• Risker/konsekvenser
• Rekommendation: genomför / avvakta / avslå
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot

Output: Färdigt beslutsunderlag

6. Beslut om pilot

Syfte: Formellt beslut om genomförande.

Beslut fattas i utsedd beslutsgrupp (t.ex. gemensam styrning Digg/EHM).

Beslutet bör omfatta:

• Ja/nej
• Eventuella villkor
• Inplacering i tidsplan
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
• Dokumentation i beslutslogg

Output: Beslutad pilot

7. Överlämning till genomförande

Syfte: Säkerställa att piloten faktiskt kan starta.

• Utse pilotansvarig
• Starta detaljerad planering
• Säkerställ uppföljning och hur resultat ska tas om hand

Output: Pilot redo att starta