Process för initiering och beslut av pilot
Bakgrund - varför piloter inom Samordnad identitet och behörighet?
Utvecklingen av infrastrukturen Samordnad identitet och behörighet sker stegvis och i nära samverkan mellan berörda aktörer. För att säkerställa att infrastrukturen utformas rätt, möter verkliga behov och fungerar i praktiken krävs ett strukturerat och kontinuerligt lärande under hela utvecklingsresan. Piloter är ett centralt verktyg i detta arbete.
Genom piloter ges möjlighet att i kontrollerad form testa de olika delar som utvecklas inom respektive steg – exempelvis funktioner, tekniska komponenter, samverkansformer, regelverkstillämpning och ansvarsfördelning. Syftet är inte enbart att verifiera att något fungerar tekniskt, utan även att:
- säkerställa att lösningen möter faktiska verksamhetsbehov
- identifiera oklarheter, risker och beroenden i ett tidigt skede
- skapa praktiska erfarenheter som kan omsättas i förbättringar
- möjliggöra justeringar av krav, design och prioriteringar
- bygga gemensam förståelse och förankring hos berörda aktörer
Piloterna ska bidra till ett kontinuerligt utvärderande och lärande arbetssätt, där utvecklingen av infrastrukturen kan justeras och förfinas steg för steg. Det minskar risken för felaktiga vägval, ökar träffsäkerheten i kommande utvecklingsinsatser och stärker förutsättningarna för en långsiktigt hållbar och användbar infrastruktur.
Mot denna bakgrund finns behov av en tydlig och gemensam process för hur pilotidéer identifieras, bereds och beslutas, så att rätt piloter genomförs vid rätt tidpunkt och med rätt syfte.
1. Idé uppstår – initiering av pilotid
Syfte: Fånga upp förslag tidigt utan att kräva för mycket underlag.
- En aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) lyfter en idé om pilot.
- Idén dokumenteras mycket kort, t.ex. i ett standardiserat pilotidé-formulär.
Innehåll (light-version):
- Kort beskrivning av pilotidén - mönster och scenarion
- Behov kopplat till Samordnad identitet och behörighet
- Vilken del av infrastrukturen / vilket steg i färdplanen som avses testas
- Föreslagen deltagare/aktör
- Grov tidsbild
Output: inkommen och registrerad pilotidé
2. Förtydligande och beredning av pilotidé
Syfte: Säkerställa att idén är tillräckligt konkret för att kunna bedömas.
Här tas ett pilotunderlag fram (kan ske tillsammans med Digg/E-hälsomyndigheten).
Innehåll i pilotunderlag:
- Syfte och behov
- Vilket behov adresseras?
- Varför behöver detta testas i pilot?
- Vad som ska testas
- Vilka funktioner/komponenter i infrastrukturen
- Vad är nytt/oprövat
- Avgränsning
- Vad vill vi veta efter piloten?
- Hur bidrar resultatet till fortsatt utveckling?
- Koppling till steg i taktisk färdplan
- Förutsättningar (hos deltagande aktörer)
- Aktörer
- Juridik/säkerhet (översiktligt)
- Teknik (översiktligt)
- Risker och beroenden
- Tid och resursöversikt (grovt)
- Plan för omhändertagande av lärdomar
Output: Färdigt pilotunderlag
3. Kvalitetssäkring – uppfyller piloten rätt ?
Syfte: Säkerställa att piloten testar rätt saker.
Bedömning görs mot fasta kriterier, t.ex.:
- Testar piloten de delar som behöver testas i aktuellt steg?
- Bidrar den till lärande för infrastrukturen (inte bara lokal nytta)?
- Finns tydlig hypotes eller frågeställning?
- Är piloten genomförbar inom rimlig tid och komplexitet?
- Finns förutsättningar hos deltagande aktörer?
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
Bedömningen kan göras av ett beredningsforum eller sakkunniggrupp.
Output: Rekommendation (gå vidare, omformulera/ komplettera)
4. Bedömning mot taktisk färdplan och helhet
Syfte: Säkerställa rätt tajming och prioritering.
Hur passar piloten in i:
- Pågående och planerade piloter?
- Utvecklingstakten för infrastrukturen?
- Finns överlapp eller beroenden?
- Behövs piloten nu, senare – eller alls?
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
Output: Prioriteringsbedömning
5. Samlad beredning och beslutsunderlag
Syfte: Göra det enkelt att fatta beslut.
Ett beslutsunderlag tas fram som sammanfattar:
- Pilotens syfte och innehåll
- Vad som testas och varför
- Koppling till steg och färdplan
- Förväntad nytta
- Risker/konsekvenser
- Rekommendation: genomför / avvakta / avslå
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
Output: Färdigt beslutsunderlag
6. Beslut om pilot
Syfte: Formellt beslut om genomförande.
Beslut fattas i utsedd beslutsgrupp (t.ex. gemensam styrning Digg/EHM).
Beslutet bör omfatta:
- Ja/nej
- Eventuella villkor
- Inplacering i tidsplan
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
- Dokumentation i beslutslogg
Output:
7. till genomförande
Syfte: Säkerställa att piloten faktiskt kan starta.
- Utse pilotansvarig
- Starta detaljerad planering
- Säkerställ uppföljning och hur resultat ska tas om hand
Output: Pilot redo att starta