Målgrupp: Den "operativa samverkansgruppen"

Syfte: Ge en gemensam bild av vilka situationer företrädarskapet ska hantera, så att behovet och avgränsningen kan prövas innan lösningsmönster senare identifieras och utvärderas

På sidan:

Begrepp (tills annat sägs)

Term	Betydelse
Företrädd organisation	Den organisation som har behovet eller ansvaret och för vars räkning något görs
Företrädande federationsmedlem	Den organisation som ansvarar för det system som utför frågan eller svaret åt någon annan
Systemleverantör	Den som utvecklar och säljer programvara utan att själv driva något system i federationen
Konsument	Den part som frågar efter uppgifter
Producent	Den part som lämnar ut uppgifter och prövar åtkomsten

Begreppen är arbetsnamn. Det viktiga är att vi förstår varandra. Begreppsarbetet sker när mekanismen är vald.

Utgångspunkter

Följande gäller genomgående för samtliga scenarier och upprepas därför inte i varje scenario.

Rådighet. Ett företrädarskap har alltid sitt ursprung i ett beslut hos den företrädda organisationen. Det är verksamheten som pekar ut vem som får företräda den.
Beslut och påstående är olika saker. Att någon har beslutat att jag får företräda den, och att jag påstår att jag företräder någon, är två olika saker. Ett påstående kan aldrig ersätta ett beslut. Ett beslut som inte kan visas i utbytet är osynligt för den som ska pröva det.
Beslut och utförande är skilda saker. Beslutet och grunden ligger hos den företrädda organisationen. Registrering, publicering och tekniskt utfärdande kan utföras av annan part på dess uppdrag. Det är samma åtskillnad som mellan den som äger en egenskapsintygstyp och den som utfärdar enskilda intyg.

Hypotes som ska prövas i lösningsdiskussionen

Kontroll sker part till part. Varje part kontrollerar sin egen motpart och de organisationer som är inblandade i det utbytet. Ingen part förväntas kontrollera en hel kedja bakåt - kanske mest aktuellt när parter och relationer blir många.
- Detta var tidigare en utgångspunkt. Det ifrågasattes på tisdagsmötet och behålls därför som hypotes. Den prövas i första hand mot S4.

Översikt Scenarion

ID	Scenario	Vad det provtrycker
S1	Organisationen sköter allt själv	Att normalfallet inte belastas (d.v.s. det vi löst i steg 1)
S2	Leverantören frågar åt kunden	Grundfallet
S3	Leverantören svarar åt kunden	Samma sak på utlämnandesidan
S4	Flera led av leverantörer	Var kontrollen slutar
S5	En tjänst som används av många	Skalning och förvaltning
S6	Någon påstår sig företräda en utomstående	Skyddet för den som står utanför
S7	Kunden byter leverantör	Livscykel och återkallelse
S8	Samma leverantör i flera sammanhang	Avgränsning av när ett företrädarskap gäller

S1. Organisationen företräder sig själv

Så här ser det ut. En myndighet har egna system och hämtar uppgifter från en annan myndighet. Ingen annan är inblandad. Den som ställer frågan och den som behöver svaret är samma organisation.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Myndighet A	Behöver uppgifterna och ansvarar själv för det system som frågar
Myndighet B	Lämnar ut uppgifterna och prövar om frågan ska besvaras

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

De två nivåerna sammanfaller. Det är därför scenariot inte behöver något företrädarskap.

Vad som brister utan företrädarskap. Ingenting. Situationen hanteras redan av det som infördes i steg 1.

Behovet

Att kunna delta och ställa frågor utan att befatta sig med företrädarskap
Att den som svarar kan se att frågan ställs för den frågande organisationens egen räkning

Det som ligger utanför

Prövningen av om myndighet A ska få uppgifterna
Vilken medarbetare hos myndighet A som ligger bakom frågan

Frågor som scenariot ställer

Ska den som svarar kunna kräva ett uttryckligt besked om att inget företrädarskap föreligger, eller räcker det att inget sådant finns. Målbilden innehåller båda kraven och de drar åt olika håll.

S2. Leverantören frågar åt kunden

Så här ser det ut. En kommun använder ett verksamhetssystem. Systemet driftas av ett företag. När kommunen behöver uppgifter från en myndighet är det företagets system som ställer frågan, men det är kommunen som behöver uppgifterna och som ansvarar för att de används rätt..

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Kommun A	Behöver uppgifterna och är den som företräds. Har inga egna system i flödet
Leverantör X	Ansvarar för det system som ställer frågan och företräder kommunen
Myndighet B	Lämnar ut uppgifterna och prövar om frågan ska besvaras

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Nivåerna sammanfaller inte. Myndighet B har en relation till kommun A men möter leverantör X.

Vad som brister utan företrädarskap. Myndighet B ser leverantör X och prövar därmed fel part. Det som återstår är att myndigheten i förväg för in vilka kunder leverantören har, alltså den bilaterala hantering som federationen ska ersätta.

Behovet

Att den som svarar kan se att frågan ställs för kommun A:s räkning
Att kommun A kan avgöra vem som får företräda den
Att den som svarar kan se att företrädarskapet kommer från kommun A och inte från leverantör X
Att kommun A kan loggas som den som tagit del av uppgifterna
Att den som svarar kan avgöra vilken av flera företrädda organisationer en enskild fråga gäller, när samma system används åt flera
Att kommun A kan delta utan att själv driva några system

Det som ligger utanför

Prövningen av om kommun A ska få uppgifterna
Vilken medarbetare hos kommun A som ligger bakom frågan
Vad kommunen får använda uppgifterna till

Frågor som scenariot ställer

Hur kontroll att Leverantör X får företräda Kommun A går till.
Om Leverantör X driftar en gemensam installation åt flera kommuner behöver det femte behovet ovan lösas på något sätt. Om leverantören i stället driftar en installation per kommun är det löst, men antalet registreringar växer i stället.

S3. Leverantören svarar åt kunden

Så här ser det ut. En myndighet ansvarar för uppgifter som andra ska kunna hämta. Myndigheten har lagt driften av den tjänst som lämnar ut uppgifterna hos ett företag. Kommunen som frågar möter företagets tjänst, men det är myndighetens uppgifter och myndighetens ansvar.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Myndighet B	Ansvarar för uppgifterna och är den som företräds
Leverantör Y	Ansvarar för den tjänst som lämnar ut uppgifterna och företräder regionen
Kommun A	Frågar efter uppgifterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - Relationerna

Samma mönster som S2, med företrädarskapet på den svarande sidan i stället för den frågande.

Vad som brister utan företrädarskap. Kommun A kan inte maskinellt avgöra vems uppgifter som lämnas ut, utan bara vilken organisation som driver tjänsten. Det hanteras i dag manuellt genom att visningsnamnet får avse uppdragsgivaren om uppdraget och ansvarsförhållandet kan styrkas.

Behovet

Att den som frågar kan se vilken organisation som ansvarar för uppgifterna
Att myndighet B kan avgöra vem som får lämna ut uppgifter för dess räkning
Att utlämnandet kan spåras till myndighet B och inte bara till den tjänst som utförde det

Det som ligger utanför

Prövningen av om kommun A ska få uppgifterna
Vilken medarbetare hos kommun A som ligger bakom frågan
Hur uppgifterna får användas efter utlämnandet

Frågor som scenariot ställer

Ställer samma frågor som S2. Det som återstår att pröva i lösningsdiskussionen är om samma mekanism fungerar åt båda hållen, eller om den svarande sidan behöver något annat.

S4. Flera led av leverantörer

Så här ser det ut. En kommun har lagt driften av sitt verksamhetssystem hos ett företag. Det företaget använder i sin tur en annan leverantör för att ställa frågor till myndigheterna, till exempel en tjänst som hämtar in uppgifter från flera myndigheter på en gång. Mellan kommunen och myndigheten finns alltså mer än en leverantör. Myndigheten möter varken kommunen eller kommunens leverantör, utan leverantörens leverantör.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Kommun A	Behöver uppgifterna och är den som företräds
Leverantör X	Ansvarar för verksamhetssystemet och företräder kommunen
Leverantör Y	Ansvarar för den tjänst som ställer frågan till myndigheterna. Är leverantör till kommun A eller till leverantör X, och det är just det som scenariot handlar om
Myndighet 1 till N	Lämnar ut uppgifterna och prövar var för sig om frågan ska besvaras

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Detta är det allmänna fallet. S1, S2 och S3 är specialfall med färre led. Leverantör Y är leverantör till någon, i detta exempel Region B. Exemplet avser att visa att det ibland är flera led av leverantörer inblandande.

Vad som brister utan företrädarskap. Myndigheten ser leverantör Y och ingenting mer. Kommunens roll är osynlig, och myndigheten kan därmed inte avgöra för vems räkning frågan ställs. Leverantör Y kan i sin tur inte avgöra att frågan från verksamhetssystemet faktiskt kommer från kommun A och inte bara från leverantör X.

Behovet

Att myndighet 2 kan se för vems räkning frågan ställs
Att kommun A kan avgöra vilka som får företräda den
Att det inte krävs en egen roll eller anslutningsform för mellanled
Att det i efterhand går att se vem som agerade för vems räkning i varje led

Det som ligger utanför

Prövningen av om kommun A ska få uppgifterna, som myndighet 2 gör för sig
Vilken medarbetare hos kommun A som ligger bakom frågan
Särdrag i enskilda tjänster, exempelvis att uppgifter mellanlagras i en enskilds eget utrymme

Frågor som scenariot ställer

Grundar sig leverantör Y:s företrädarskap i ett beslut hos kommun A, eller i ett beslut hos leverantör X. Om det är kommun A blir scenariot två upplagor av S2 och kedjan försvinner, men kommunen måste peka ut parter den kanske saknar avtal med. Om det är leverantör X finns kedjan kvar, och frågan om vidaredelegering uppstår. Det motsvarar transportfullmakt och hör till det juridiska spåret.
Räcker kontroll part till part, eller behöver myndigheten kunna se hela kedjan. Detta är den hypotes som ifrågasatts och som scenariot ska användas för att pröva.
Vad förändras om det finns tre eller fler led.

S5. Ett system används av många

Så här ser det ut. Ett företag driver ett system som används av mycket många kommuner och regioner. Samma system ställer frågor åt allihop. Det handlar inte om några enstaka kunder utan om tusentals organisationer.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Organisationer i stort antal	Behöver uppgifterna och är de som företräds
Leverantör eller operatör	Ansvarar för det gemensamma systemet och företräder samtliga
Producenter	Lämnar ut uppgifterna och prövar om frågorna ska besvaras

Modell1 - Parterna

Modell 2 - Relationerna

Mängden relationer på den övre nivån är mycket stor, medan det på den nedre nivån bara finns ett system. Det är den obalansen som gör scenariot svårt.

Vad som brister utan företrädarskap. Varje producent måste själv hålla reda på vilka organisationer leverantören får agera för. Det är samma splittring som infrastrukturen ska ta bort.

Behovet

Att relationerna kan etableras, ändras och avslutas till en kostnad som står i proportion till nyttan
Att varje företrädd organisation kan utöva sin rådighet över vem som får företräda den
Att den som svarar kan göra sin kontroll med ett fåtal steg oavsett hur många organisationer som företräds
Att mängden information som behöver spridas i infrastrukturen inte växer okontrollerat med antalet relationer

Det som ligger utanför

Prövningen av om respektive organisation ska få uppgifterna
Vilken medarbetare som ligger bakom en enskild fråga
Hur leverantören internt håller isär sina kunder, exempelvis genom separata installationer. Det är ett lösningsmönster och inte en del av scenariot

Frågor som scenariot ställer

Om varje företrädd organisation ska kunna uttrycka och ändra sitt beslut krävs gränssnitt som i dag inte finns. Vem tillhandahåller dem.
Är en sammanställning av vilka leverantörer som företräder vilka myndigheter och kommuner skyddsvärd. Den ena hållningen är att transparens är en förutsättning för att kunna kontrollera relationer. Den andra är att en fullständig och maskinläsbar karta över leverantörers kundrelationer i offentlig sektor kan ha ett skyddsvärde i sig.

S6. Någon påstår sig företräda en utomstående

Så här ser det ut. Ett system påstår att det ställer frågor för en organisation som aldrig har bett om det. Organisationen deltar inte ens i federationen och vet inte om att det sker.

Detta är ett testscenario. Det beskriver inte ett behov utan en situation som varje lösningsmönster ska klara.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Organisation Z	Påstås vara företrädd, men har inte beslutat något och deltar inte i federationen
Den påstående parten	Ansvarar för systemet och påstår sig företräda organisation Z
Producent	Lämnar ut uppgifterna och prövar om frågan ska besvaras

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Det finns ingenting på den övre nivån som motsvarar påståendet på den nedre. Det är precis det som ska vara omöjligt.

Vad som brister utan företrädarskap. Vilket registrerat system som helst kan påstå sig agera för vilken organisation som helst. Kontrollerna i steg 1 säger vem som ansvarar för ett system, men begränsar inte vad systemet påstår om andra.

Behovet

Att ingen kan påstå sig företräda en organisation som inte har beslutat om det
Att en organisation som inte deltar i federationen är skyddad utan att behöva göra någonting
Att den som svarar kan avvisa en fråga där företrädarskapet saknar giltigt ursprung

Det som ligger utanför

Vad som händer med den som ändå försöker, vilket är en fråga om ansvar och inte om mekanism
Prövningen av om organisation Z skulle ha fått uppgifterna om den hade frågat
Skydd mot att någon utger sig för att vara organisation Z, vilket hanteras av identiteten och inte av företrädarskapet

Frågor som scenariot ställer

Skyddet bygger på att ingen kan företräda någon som inte själv har beslutat om det. Det behöver bekräftas att den slutsatsen håller i det lösningsmönster som väljs, eftersom det annars uppstår ett behov av att organisationer ansluter sig enbart för att skydda sig.

S7. Kunden byter leverantör

Så här ser det ut. En kommun byter leverantör av sitt verksamhetssystem. Den gamla leverantören ska inte längre kunna ställa frågor för kommunens räkning. Den nya ska kunna det från och med bytet. Samma situation uppstår när en part byter anslutningsoperatör och när ett medlemskap upphör.

Detta är ett testscenario. Det används för att pröva hur en förändring får genomslag, inom vilken tid, och hur det går att kontrollera.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Kommun A	Behöver uppgifterna, är den som företräds och den som beslutar om bytet
Leverantör X	Har företrätt kommunen och ska sluta göra det
Leverantör Z	Ska börja företräda kommunen
Producenter	Lämnar ut uppgifterna och behöver veta vad som gäller vid varje tidpunkt

Modell 1 -parterna

Modell 2 - relationerna

Förändringen sker på den övre nivån men måste få genomslag på den nedre, och det inom en förutsägbar tid.

Vad som brister utan företrädarskap. Det finns ingen koppling mellan avtalets upphörande och systemets möjlighet att fortsätta fråga. Fortsatt åtkomst efter avtalets slut upptäcks först om någon manuellt kommer ihåg att avregistrera.

Behovet

Att ett företrädarskap upphör när grunden för det upphör, utan att någon manuellt behöver komma ihåg det
Att en återkallelse får genomslag hos den som svarar inom en förutsägbar tid
Att bytet kan genomföras utan avbrott i verksamheten
Att det i efterhand går att se vilka företrädarskap som gällde vid en viss tidpunkt

Det som ligger utanför

Upphandlingen och avtalsförhållandet i sig
Överföring av data mellan gammal och ny leverantör
Prövningen av om kommunen ska få uppgifterna, som är oförändrad före och efter bytet

Frågor som scenariot ställer

Vilken längsta tid till genomslag är acceptabel vid återkallelse.
Vem ansvarar för att återkallelse faktiskt sker. Kommunen har rådigheten men leverantören vet när avtalet upphör.
Ska ett företrädarskap ha en bortre giltighetstid som kräver aktiv förnyelse i stället för att gälla tills det återkallas. Det ger självsanering men skapar en förnyelsebörda vid volymerna i S5.

S8. Samma leverantör i flera sammanhang

Så här ser det ut. En kommun använder samma leverantör i flera olika tillämpningar. Kommunen kan vilja att leverantören får företräda den i en tillämpning men inte i ett annat.

Med sammanhang avses här en avgränsad tillämpning, t.ex. hämta folkbokföringsuppgifter för ändamål X.

Parterna

Part	Vad parten gör i scenariot
Kommun	Behöver uppgifterna i flera sammanhang, är den som företräds och beslutar var leverantören får företräda den
Leverantör X	Ansvarar för systemen och företräder kommunen i ett eller flera sammanhang
Producenter	Lämnar ut uppgifterna inom respektive sammanhang och tillämpar respektive regelverk

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Relationen mellan organisationerna är en och densamma. Det är sammanhangen på den nedre nivån som är flera, och kommunen kan vilja att relationen gäller i vissa av dem.

Vad som brister utan företrädarskap. Utan en gemensam ordning behöver samma relation etableras och underhållas på nytt i varje sammanhang, trots att den vilar på ett och samma avtal. Och utan en möjlighet att avgränsa gäller relationen antingen överallt eller ingenstans.

Behovet

Att ett företrädarskap kan förstås likadant av dem som svarar i olika sammanhang
Att ett företrädarskap kan etableras en gång och inte behöver registreras separat i varje sammanhang
Att kommunen kan avgränsa i vilka sammanhang leverantören får företräda den

Det som ligger utanför

De krav som gäller inom respektive sammanhang i övrigt
Prövningen av om kommunen ska få uppgifterna i respektive sammanhang
Vad leverantören får göra för kommunens räkning inom ett sammanhang, vilket är en behörighetsfråga

Frågor som scenariot ställer

Avgränsning bedöms som viktig, Scenariot kan komma att behöva hållas till sammanhang i betydelsen samverkanskontext - så det inte handlar om ändamål.
Hur förhåller sig möjligheten att avgränsa till ett sammanhang till att företrädarskapet etableras en gång.
Ska avgränsning per sammanhang lösas inom federationen eller på annat sätt, inriktning är att inte försöka lösa allt i en federationskontext.

Scenarier som utgått

Ett företag arbetar i en annan organisations system. En privat vårdgivare arbetar i regionens journalsystem. I dialog med samverkande aktörer konstaterades att regionen i det fallet är leverantör till vårdgivaren, med personuppgiftsbiträdesavtal som del av vårdavtalet. Att leverantören är en offentlig aktör förändrar ingenting ur SIB:s perspektiv. Situationen fångas av S2.

Olika verksamheter inom samma organisation. En huvudman bedriver flera verksamheter med olika förutsättningar, och den som svarar behöver veta vilken verksamhet frågan gäller. I dialog med samverkande aktörer bedömdes att detta är behörighetshantering och finare granularitet, alltså en annan mekanism än företrädarskap. Det kan senare visa sig som en utökning av maskin till maskin eller som delegerad åtkomst. Frågan är parkerad och tas upp när övriga scenarier är lösta.

Konsekvenser som behöver vägas

Scenarierna pekar samlat mot ett grovt företrädarskap på organisationsnivå, med rådighet hos den företrädda organisationen. Två konsekvenser följer av den hållningen och bör vägas samtidigt som den bekräftas.

Avgränsning och skyddsvärden. Målbild steg 2 anger att möjligheten till avgränsning är en förutsättning för att aktörer med stora skyddsvärden ska våga öppna tjänster i en bredare federation. Mötet bekräftade avgränsning per sammanhang som viktig, men parkerade avgränsning per ändamål. Det behöver kunna motiveras att den första räcker för dem som har mest att skydda.

Administrationen behöver ett hem. Kravet på rådighet hos varje företrädd organisation innebär vid volymerna i S5 en administration som i dag saknar gränssnitt. Att komplexiteten accepteras är en sak. Vem som bygger, förvaltar och finansierar den är en annan, och den frågan hör ihop med den pågående analysen av offentlig säljverksamhet.