Mina Ombud är en tjänst som tillhandahålls av Bolagsverket med syftet att utgöra en nationell infrastruktur för hantering av behörigheter i digitala tjänster där fysiska personer, företag och andra organisationen kan låta andra agera för deras räkning.

I Mina Ombud kan användarorganisationer såsom vårdgivare och apoteksaktörer ge personer rättighet att företräda organisationen vid användande av E-hälsomyndighetens system och tjänster. Detta görs genom att tilldela en fullmakt den den aktuella personen.

1.1. Om tjänsten

Tjänsten gör det möjligt för en person att företräda någon annan i en digital tjänst med hjälp av en digital fullmakt.

Tjänsten har två centrala roller:

• Fullmaktsgivare - den som ger fullmakten
• Fullmaktshavare - den som företräder med fullmakten

Tjänsten medger även att specifika behörigheter kopplas till en fullmakt och det finns möjlighet till delegering av behörigheter, vilket kan möjliggöra för firmatecknare/VD att ge verksamhetschefer eller motsvarande behörighet att tilldela fullmakter.

E-hälsomyndigheten har publicerat ett antal fullmaktsmallar i Mina Ombud som kan användas för att skapa fullmakter.

1.2. Användande av tjänsten

1. Firmatecknare/VD loggar in på minaombud.se med e-legitimation. 
2. Firmatecknaren/VD väljer vilket företag som avses. Bolagsverket har register över firmatecknare/VD för företag. Inloggad person kan enbart skapa fullmakter för de företag där personen är firmatecknare/VD.
3. Firmatecknaren/VD väljer E-hälsomyndigheten som den myndighet där fullmakten ska gälla.
4. Firmatecknaren/VD väljer en fullmaktsmall och skapar en fullmakt utifrån denna mall. Firmatecknaren/VD kan välja något av följande:
   1. Skapa en fullmakt för en fullmaktshavare. Fullmaktshavaren får behörighet att företräda organisationen med en eller flera specifika behörigheter.
   2. Skapa en så kallad transportfullmakt, som ger fullmaktsgivaren rättighet att skapa nya fullmakter. Transportfullmakten omfattar enbart de behörigheter som anges i transportfullmakten.

1.3. Giltighet och tillbakadragande av fullmakt

När en fullmakt skapas måste en giltighetsperiod anges. Denna kan vara max 1 år. För behörighet som avser förordnanden som beslutats av Socialstyrelsen måste giltighetsperiod stämma överens med beslutet hos Socialstyrelsen. Se mer under 1.6 Vitlistning av personer. Om en fullmakt skapas av en fullmaktshavare genom dess transportfullmakt, går det inte att sätta giltighetperiodens slutdatum senare än slutdatum för transportfullmaktens giltighetsperiod, dvs dessa löper ut samtidigt.

Fullmaktshavaren behöver inte acceptera fullmakten. Fullmaktshavaren får en notifiering via digital post (t.ex. Kivra) om fullmaktshavaren är ansluten dit.

Fullmaktshavaren kan lämna tillbaka fullmakten.

1.3.1. Organisationens ansvar gällande tillbakadragande av fullmakt

Fullmaktsgivaren kan dra tillbaka fullmakten. Det åligger användarens organisation att skyndsamt dra tillbaka fullmakt om fullmaktshavaren inte längre ska företräda organisationen med de behörighet som fullmakten omfattar, t.ex. om personen avslutat sin anställning.

En indragen fullmakt invaliderar alla fullmakter som skapats på grund av den indragna fullmakten, dvs om delegering/transportfullmakt används kommer fullmakter som skapats av fullmaktshavare som innehar transportfullmakt att invalideras. Alla firmatecknare/VD kan dra tillbaka en fullmakt. Således behöver organisationen i dessa fall skapa nya fullmakter för berörda fullmaktshavare om dessa fortsatt ska ha en fullmakt.

1.4. Fullmaktens innehåll

Fullmakten innehåller uppgifter om

• fullmaktshavarens personnummer och namn
• fullmaktsgivarens personnummer och namn
• giltighetsperiod
• behörigheter som önskas gälla hos E-hälsomyndigheten

1.5. Begränsningar

Enbart personer med personnummer eller styrkt samordningsnummer kan använda bli fullmaktshavare. 

Vid skapandet av fullmakten, när fullmaktshavarens personnummer anges, görs det ett uppslag mot Skatteverkets e-persondata för att säkerställa att fullmaktshavaren är vid liv och inte har skyddade personuppgifter. Personer med skyddade personuppgifter kan inte bli fullmaktshavare via Mina ombud. 

Är fullmaktshavaren under 18 år visas ett varningsmeddelande, men det är möjligt att skapa fullmakter med fullmaktshavare under 18 år.

Mina Ombud har enbart information om firmatecknare/VD för privata företag. Offentliga organisationer såsom kommuner och regioner kan för närvarande inte använda Mina Ombud.

1.6. Behörigheter

Följande behörigheter kan anges.

• Förskrivare genom särskilt förordnande för läkare
  • Läkare med förordnande
  • Läkare som gör allmäntjänstgöring (AT)
• Icke-legitimerad apotekspersonal
  • Apotekstekniker
  • Apotekarelev
  • Receptarieelev
• Farmaceut med förordnande genom särskilt förordnande för antingen Apotekare eller Receptarie
• Administratör av apotek

1.7. Vitlistning av organisationer

E-hälsomyndigheten beaktar enbart fullmakter från relevanta vård- och apoteksorganisationer. Därför behöver tjänsteleverantörer, vars användarorganisationer använder Mina Ombud för behörighetshantering, informera E-hälsomyndigheten om vilka organisationer som omfattas. E-hälsomyndigheten behöver en uppdaterad lista med organisationsnummer över organisationer som ska kunna använda fullmakter i Mina Ombud. En uppdaterad lista krävs alltså både när organisationer tillkommer och tas bort.

Rutin för detta är under framtagande. 

1.8. Vitlistning av personer med förordnande

För de behörighetsroller som avser Socialstyrelsens beslut om förordnande kommer E-hälsomyndigheten att kontrollera med Socialstyrelsen att den fullmakt som skapats stämmer överens med beslut hos Socialstyrelsen. Om fullmakter stämmer överens kommer personen att vitlistas och därmed kan aktuell fullmakt användas för behörighetstilldelning. I annat fall kommer fullmakten inte att beaktas. Fullmaktsgivare och fullmaktshavare kommer inte att informeras om fullmakten inte stämmer överens med beslutet hos Socialstyrelsen.

Notera att detta enbart omfattar förordnanden som beslutas av Socialstyrelsen. Förordnanden som regioner tar beslut om kan inte kontrolleras och stöd därmed inte av denna variant i säkerhetslösning (användarorganisation med central behörighetshantering).

Versionshistorik