Table of Contents

...

Intressentanalys

Status
colour Green title I Rapporten

I samband med att uppdraget startades upp genomfördes en intressentanalys, för att identifiera olika intressenter/målgrupper som på ett eller annat sätt skulle kunna påverkas av ett nationellt vårdsökssystem. Som en del av intressentanalysen gjordes en prioriteringsövning för att avgöra i vilken ordning de olika intressenterna skulle involveras i utredningsarbetet. 

Behovskartläggning 

Status
colour Green title I Rapporten

Tidigare utredningar 

För att kartlägga användarbehoven för ett vårdsöksystem har slutsatserna i tidigare utredningar som har påverkan på uppdraget analyserats. Följande rapporter har gett upphov till eller bidrar med viktig information till uppdraget. De har analyserats med fokus på de delar som innehåller beskrivningar av de bakomliggande behoven av ett vårdsöksystem.

Rådata i form av enkätsvar har begärts ut från utredningen om "Vägen till ökad tillgänglighet" Rådata i form av enkätsvar har begärts ut från Tillgänglighetsutredningen för att ge en bild av de behov som identifierats där för målgruppen vårdlotsar.

Intervjuer med målgrupper  för ett vårdsöksystem

För att komplettera bilden och mer specifikt undersöka kraven på ett vårdsöksystem har ytterligare intervjuer genomförts . Initialt kontaktades vårdlotsar som deltagit i inom uppdraget. Initialt deltog representanter från uppdraget på E-hälsomyndigheten på ett möte med SKR:s vårdlotsnätverk 30/6 2022. Där genomfördes en gruppsession där representanter för de olika regionerna i vårdlotsnätverket fick diskutera frågor om b.la. innebörden av begreppet ledig kapacitet. 

Därefter genomfördes individuella intervjuer med vårdlotsar som deltagit i SKR:s vårdlotsnätverk, enligt en kontaktlista som förmedlades av SKR. Då intervjuerna , enligt en kontaktlista som förmedlades av SKR. Då intervjuerna tidigt indikerade hur centrala avtal är i vårdlotsens arbete, identifierades en ny målgrupp som kunde bidra med väsentlig kunskap, nämligen avtalschefer och avtalshandläggare. Därför efterfrågades kontakter inom denna målgrupp från vårdlotsarna som intervjuats. Nedan en sammanställning av de intervjuer som hittills intervjuades. Merparten intervjuer har genomförts via videomöten. Vid tidpunkten för delrapporten har följande intervjuer genomförts:

Analys av befintliga system

• 2 Socialstyrelsen: Väntetider och kapacitet
• 6 Region Stockholm: eRemiss Karolinska, Vårdövergångar, Vårdgivarguiden, Lokal HSA-katalogen EK, Belport, Väntetidsrapportering och Masterdata-plattformen

Nuläge för nationell hänvisning

Målgruppsbeskrivning

Efter genomförda intervjuer och inläsning av tidigare material utkristalliserade sig en bild av vårdlotsarna och deras behov. Målgruppen vårdlots har sammanställts i form av en så kallad persona, dvs. en fiktiv karaktär som är tänkt att representera målgruppen och beskriva dess mål, behov, typiska attityder och beteendemönster. Vid behov kommer vi att ta fram fler personas längre fram. "Avtalshandläggaren" och "Invånaren" ser vi som potentiella framtida personas i dagsläget.

Image Removed

Image Removed

Processkartläggning

Idag finns det nyanser i hur regionerna arbetar med hänvisning till andra regioner avseende vård som inte kan tillgodoses inom vårdgarantin av den egna regionen.

Nedan beskriven process kan användas som en generell utgångspunkt.

Intervjuer för kartläggning av befintliga system

Förutom intervjuerna med de tilltänkta målgrupperna för vårdsöksystemet har även en mängd intervjuer genomförts med representanter från Socialstyrelsen och region Stockholm med kunskap om specifika system som kan ha relevans för ett vårdsöksystem. 

Nuläge för nationell hänvisning 

Status
colour Green title I Rapporten

Målgruppsbeskrivning

Efter genomförda intervjuer och inläsning av tidigare material utkristalliserade sig en bild av vårdlotsarna och deras behov. Målgruppen vårdlots har sammanställts i form av en så kallad persona, dvs. en fiktiv karaktär som är tänkt att representera målgruppen och beskriva dess mål, behov, typiska attityder och beteendemönster. Vid behov kommer fler personas att beskrivas längre fram. "Avtalshandläggaren" och "Invånaren" ses som potentiella framtida personas i dagsläget.

Image Added

Image Added

Processkartläggning 

Status
colour Green title I Rapporten

Idag finns det nyanser i hur regionerna arbetar med hänvisning till andra regioner avseende vård som inte kan tillgodoses inom vårdgarantin av den egna regionen. Nedan beskriven process kan användas som en generell utgångspunkt. Blixtsymbolen representerar problemområden som identifierats. 

När en patient i en remissbekräftelse får information om att remitterad vårdenhet inte kan utföra vård inom vårdgarantins gränser (90 dagar) erbjuds hen ett val att åberopa vårdgarantin. Detta görs genom att kontakta vårdgarantikansliet eller vårdlotsen i regionen (inte alla regioner har en vårdlots). Vårdlotsen informerar När en patient i en remissbekräftelse får information om att remitterad vårdenhet inte kan utföra vård inom vårdgarantins gränser (90 dagar) erbjuds hen ett val att åberopa vårdgarantin. Detta görs genom att kontakta vårdgarantikansliet eller vårdlotsen i regionen (inte alla regioner har en vårdlots). Vårdlotsen informerar patienten om dess rättigheter och kontaktar därefter vårdenheten för att diskutera möjliga lösningar. Initiering av vårdlotsning kan dock även initieras på andra sätt. I några regioner förekommer proaktiv hänvisning, det vill säga att vårdenheter och vårdlotsar ser över aktuella väntelistor och erbjuder patienter att flytta sin vård. I vissa fall flyttas dessutom aktivt mindre sjuka patienter (ASA-klass 1 och 2) för att ge plats åt svårt sjuka patienter (ASA-klass 3 och 4) utan att dessa åberopat vårdgarantin.

...

Vårdlotsen får då inleda ett, manuellt, detektivarbete för att hitta andra vårdgivare i Sverige. Det finns idag ingen komplett samlad information informationskälla eller arbetsverktyg för att stötta vårdlotsen i detta utan källor såsom Google, chattgrupper hos SKR:s vårdlotsnätverk, egna kontakter, regionala webbplatser, väntetider.se med flera används för att identifiera vårdgivare.  När en potentiell vårdgivare identifierats ringer vårdlotsen för att säkerställa att vårdgivaren har avtal med någon region, att de kan utföra vård givet patientens sjukdomsbild och att de har möjlighet att ta emot patienten inom vårdgarantins gränser.

Om vårdgivaren ger ett positivt svar kontaktar oftast vårdlotsen remitterad vårdenhet och informerar om det/de alternativ som hen identifierat. Vårdenheten väljer då det alternativ som anses bäst ur medicinsk synpunkt och vilket som de har bäst samarbete med för att sedan låta vårdlotsen meddela patienten om möjligheten att flytta vården utomläns för att få hjälp inom vårdgarantins gränser. Väljer patienten att avstå, anses det som självvalt och man avsäger sig vårdgarantin.

För att sedan flytta vården ombesörjer vårdenheten att remiss, remissunderlag och betalningsförbindelse skickas till mottagande region. Alla remisser till privata vårdgivare skickas, enligt riksavtalet, till regionens centrala vårdadministration (hälso- och sjukvårdsförvaltningar).

Huvudsakliga

...

problemområden 

Status
colour Green title I Rapporten

Remissbekräftelse skickas till patient med väntetid och information

Vårdlotsen söker vårdalternativ nationellt

Vårdenheter/kliniker har idag (ofta) tillgång till information om alternativa vårdgivare i regionen direkt i journalsystemet. I vissa fall finns även information om alternativa vårdgivare i andra regioner inom den egna sjukvårdsregionen (se figur 2) där. Nationellt finns det idag ingen enhetlig källa för information om vilka vårdgivare som har avtal med regionerna. För att stödja vårdlotsen i den nationella sökningen bör en källa som ersätter personliga kontakter, google, väntetider.se och diverse chattrum upprättas. (Skriv om existerande källor och system)

Vårdlotsen

...

meddelar klinik om alternativ

När ett eller flera vårdalternativ identifierats ringer vårdlotsen kliniken/vårdenheten och presenterar dessa muntligt. I vissa fall skickas brev som tar några dagar och ofta måste följas upp med ett telefonsamtal. För att stödja vårdlotsen i detta steg bör en strukturerad delning av identifierade vårdalternativ ske digitalt och alla vårdalternativ presenteras med samma informationsuppställning.

Klinik/vårdenhet utvärderar vårdalternativ

Medicinsk bedömning eller invägning av samarbeten och erfarenheter kan inte ersättas av ett system, men en tydlig sammanställning med jämförbar information om vårdalternativ bör erbjudas de dem som ska ta ställning om var vården ska hänvisas.

Klinik/vårdenhet skickar remiss och underlag

I dagsläget skickas remiss och underlag som ska till privata vårdgivare i andra regioner med papper till den mottagande regionens centrala vårdadministration (hälso- och sjukvårdsförvaltning, vårdgarantikansli eller liknande). I den mån det är möjligt enligt riksavtalet bör information om hur remiss och underlag kan skickas på andra sätt än via brev framgå per vårdalternativ. Vissa regioner använder sig exempelvis av Sectra IEP för överföring av bild och funktionsdata.

Potentiellt

...

nyläge 

Status
colour Green title I Rapporten

Ett potentiellt nyläge i processen för nationell hänvisning förändrar i första hand stödet för att genomföra inringade tre processteg i figur 3 nedan.

...

Figur 3 - Potentiellt nyläge

För att adressera de smärtor problemområden som är beskrivna har ett antal användningsfall identifierats.

Figur 4 - utkast användningsfall

...

Invånaren vill vara delaktig i sin vårdplanering och letar gärna själva alternativ i landet. Hen önskar därför ha en tjänst där information om vårdgivare med aktuella avtal och möjligheter att ta emot egenremisser är sökbara.

Informationsbehov hos

...

primäranvändare 

Status
colour Green title I Rapporten

Den information som vårdlotsar efterfrågar i sitt arbete med att hitta nationella vårdalternativ handlar i grunden om att avgöra hur avancerade fall en vårdgivare kan ta emot. De behöver veta om de har regionala avtal och vilka som får skicka remiss på detta avtal samt grundläggande information om vårdgivaren och direktkontaktuppgifter.

...

Informationsbehov hos sekundäranvändare

Detta är inte utrett. Myndigheter, såsom Socialstyrelsen och Vårdanalys brukar ha intresse av statistikutdrag för att göra nationella analyser. Detta kan och bör tillgodoses med hjälp av öppna data, API:er eller genom statistiktjänster.

...

Utmaningar 

Status
colour Green title I Rapporten

Incitament för att dela avtalsinformation

Det råder idag stora skillnader i om Om, och hur många, privata avtal som varje region har tecknat råder det idag stora skillnader i. I vissa förekommande fall har en region över 4 000 avtal, medan andra regioner inte har några alls eller bara några få. Detta skulle medföra att några få regioner skulle tillhandahålla och öppna upp sina avtal för andra regioner att nyttja. I intervjuer har frågetecken kring incitamenten kring detta lyfts då avrop från andra regioner tenderar att tränga undan regionintern vård. 

...

Det finns ett stort behov av att tydliggöra och peka ut vilket/vilka kodverk som ska utgöra grunden för nationell vårdinformatik. Idag pågår arbete inom detta område hos framförallt Inera, Region Stockholm, VGR och Region Skåne. Eftersom dessa aktörer och E-hälsomyndigheten ämnar stötta samma verksamhet så bör det finnas en nationell samordning och samarbete på området.

Image RemovedImage Added

Informationsmängder och informatik är vårdsöksystemets kärna och största utmaningar

...

1. Ett Vårdsöksystem ska vara enkelt och smidigt att söka i. Man ska inte få känslan av att man behöver fylla i/välja massa olika filter för att komma vidare. Det bör erbjuda en enkel första sökning och sedan möjlighet att filtrera och snäva in resultaten.
2. För att underlätta vårdlotsens dagliga arbete bör information om avtal, kontaktuppgifter, vårdenheter, uppskattad kapacitet/väntetid, möjlighet att spara favoriter (vårdenheter) sökningar synas vid en första överblick.
3. Socialstyrelsen har inte identifierat möjliga mått på ledig kapacitet i realtid och vårdlotsarna efterfrågar det inte. De kapacitetsmått som beaktas bör vara till stöd för våra primära användare. Dessa antas vara uppskattad väntetid och ”möjlighet att ta emot inom vårdgarantins gränser”.
4. Avtalsinformation bör inte vara tvingande, men vägledande. Idag ser avtal olika ut och alla informationsmängder som önskas finns troligtvis inte i alla avtal.
5. Idag finns kapacitet enbart hos privata vårdgivare. Inkludera privata avtal i första steget för att sedan modellera regionägd vård när en nationell samordning kring vårdgivarinformatik finns på plats. Regionägd vård är ofta inte beskriven eller kravställd lika detaljerat som avtalad privatägd vård. Information måste då hängas upp på andra objekt än avtal.
6. Erbjud regioner att manuellt eller tekniskt att överföra avtalsinformation. Har en region kommit långt i sin avkodning ska detta inte gå till spillo!
7. Samarbeta kring vårdinformatik med andra centrala aktörer på området.

...

Socialstyrelsen har kartlagt existerande arbetssätt och digitala system , som är utvecklade för att hitta tillgänglig vårdkapacitet.  Man konstaterar att dessa "inte är tillräckligt detaljerade, tillförlitliga och aktuella för att i realtid identifiera lediga tider". Vidare har man "inte kunnat identifiera ett sätt att hantera och inhämta data för att beskriva ledig kapacitet i högre detaljeringsgrad än vad existerande databaser erbjuder".

I rapporten skiljer man på begreppen delrapporten poängteras att tillgänglig kapacitet som motsvarar vårdutbudet men inte säger något om den är lediginte nödvändigtvis är samma sak som ledig kapacitet. (Socialstyrelsens rapport)

E-hälsomyndigheten delar den här bilden utifrån med rådande kunskapsläge, dvs d.v.s. att existerande källor inte kan användas för att presentera relevant information om ledig kapacitet i realtid. Utifrån genomförd behovsanalys har det även framkommit att vårdlotsar sällan har intresse av att se ledig kapacitet i realtid då ledtiden från mottaget ärende till att patienten är inbokad hos ny vårdgivare är upp emot 2-3 veckor. Ledtiden beror på administrativa uppgifter såsom resebokning, sammanställning av remissunderlag, betalningsförbindelser, tidsbokning, remisshantering mm.

...

• Utgör underlag för nationell uppföljning av hur väl vårdgarantin uppfyllsvårdgarantin uppfylls, d.v.s. det primära syftet är inte att visa ledig kapacitet. 
• Saknar data om uppskattade väntetider från Region Stockholm (rapporteras i Vårdgivarguiden, se nedan).
• Saknar nedbrytning av vårdenheter och mer specifika vårdområden/vårdtjänster.
• Aktuellt väntetidsläge (preliminär uppskattning för hur lång tid en patient som söker idag kommer få vänta) rapporteras normalt månadsvis, men ibland mindre frekvent.
• Ledig kapacitet (om det finns kapacitet att ta emot patienter från andra vårdgivare) är ett komplement till aktuellt väntetidsläge och är vanligtvis "Nej". Syftet är inte primärt att visa ledig kapacitet utan snarare att signalera om verksamhet har möjlighet att ta emot patienter från andra regioner, s.k. utomlänspatienter. Utifrån intervjuer med flera vårdlotsar är datakvaliteten låg, d.v.s. det primära syftet är inte att visa ledig kapacitet. 
• Saknar data från Region Stockholm (rapporteras i Vårdgivarguiden, se nedan).
• Saknar nedbrytning av vårdenheter och mer specifika vårdområden/vårdtjänster.
• Aktuellt väntetidsläge (preliminär uppskattning för hur lång tid en patient som söker idag kommer få vänta) rapporteras normalt månadsvis, men ibland mindre frekvent.
• Ledig kapacitet (om det finns kapacitet att ta emot patienter från andra vårdgivare) är ett komplement till aktuellt väntetidsläge och är vanligtvis "Nej". Syftet är inte primärt att visa ledig kapacitet utan snarare att signalera om verksamhet har möjlighet att ta emot patienter från andra regioner, s.k. utomlänspatienter. Utifrån intervjuer med flera vårdlotsar är datakvaliteten låg, d.v.s. informationen är ofta felaktig
• informationen är ofta felaktig
• Statistik om överbeläggningar tas fram från inrapporterad data om disponibla vårdplatser och inläggningar (per månad). 

Sammanfattningsvis: Aktuell bedömning är att informationen i SKR:s väntetidsdatabas inte kan användas för att presentera ledig kapacitet i realtid. 

 Vårdgivarguiden Region Stockholm (Sök väntetidsprognos)

• Visar väntetider för offentliga och privata vårdgivare inom Region Stockholm.
• Uppgifterna är manuellt inrapporterade av de enheter som har avtal med Region Stockholm om att göra det (sker via Utbudstjänsten).
• Innehåller medelväntetider och prognostiserade väntetider.
• Rapportering ska göras vid förändringar av väntetider och minst var tredje månad (d.v.s. lägre krav jämfört med SKR:s väntetidsdatabas). 
• Ingen information om kapacitet.

Sammanfattningsvis: Vårdgivarguiden innehåller ingen information om kapacitet och kan därför inte användas för att presentera ledig kapacitet i realtid. 

Patientregistret (Socialstyrelsen)

• Rikstäckande information om alla avslutade vårdtillfällen i sluten vård.
• Innehåller exempelvis information om datum för in- och utskrivning.
• Offentliga och privata vårdgivare har skyldighet att rapportera (kvalitetsregister är frivilliga).
• Gäller endast specialiserad vård, inte primärvård.
• Ingen information om kapacitet eller prognosticerade väntetider. 
• Socialstyrelsen undersöker möjligheten att ta in väntetidsdata och koppla till personnummer (kommer dock inte att ge bättre aktualitet än SKR:s databas).

Sammanfattningsvis: Patientregistret innehåller idag ingen information om kapacitet och kan därför inte Sammanfattningsvis: Aktuell bedömning är att informationen i SKR:s väntetidsdatabas inte kan användas för att presentera ledig kapacitet i realtid.  

 Vårdgivarguiden Region Stockholm (Sök väntetidsprognos)

• Visar väntetider för offentliga och privata vårdgivare inom Region Stockholm.
• Uppgifterna är manuellt inrapporterade av de enheter som har avtal med Region Stockholm om att göra det (sker via Utbudstjänsten).
• Innehåller medelväntetider och prognostiserade väntetider.
• Rapportering ska göras vid förändringar av väntetider och minst var tredje månad (d.v.s. lägre krav jämfört med SKR:s väntetidsdatabas). 
• Ingen information om kapacitet.

Det finns däremot tankar om att utveckla patientregistret (https://www.socialstyrelsen.se/globalassets/sharepoint-dokument/artikelkatalog/statistik/2022-12-8229.pdf) och EHM kommer att föra dialog med Socialstyrelsen om hur källan skulle kunna användas för ett statligt vårdsöksystem. 

Svenskt Perioperativt Register (SPOR)

• Innehåller väntetider för utförda operationer (tid från operationsanmälan till utförd operation).
• Alla regioner och ett antal privata vårdgivare rapporterar.
• Endast planerad kirurgi (akut kirurgi ingår inte).
• Ingen information om kapacitet eller prognosticerade väntetider.

Sammanfattningsvis: SPOR Sammanfattningsvis: Vårdgivarguiden innehåller ingen information om kapacitet och kan därför inte användas för att presentera ledig kapacitet i realtid. 

Patientregistret BELPORT (Socialstyrelsen)

• Rikstäckande information om alla avslutade vårdtillfällen i sluten vård.
• Innehåller exempelvis information om datum för in- och utskrivning.
• Offentliga och privata vårdgivare har skyldighet att rapportera (kvalitetsregister är frivilliga).
• Gäller endast specialiserad vård, inte primärvård.
• Ingen information om kapacitet eller prognosticerade väntetider. 
• Socialstyrelsen undersöker möjligheten att ta in väntetidsdata och koppla till personnummer (kommer dock inte att ge bättre aktualitet än SKR:s databas).

Sammanfattningsvis: Patientregistret innehåller ingen information om kapacitet och kan därför inte användas för att presentera ledig kapacitet i realtid. 

Svenskt Perioperativt Register (SPOR)

• Innehåller väntetider för utförda operationer (tid från operationsanmälan till utförd operation).
• Alla regioner och ett antal privata vårdgivare rapporterar.
• Endast planerad kirurgi (akut kirurgi ingår inte).
• Ingen information om kapacitet eller prognosticerade väntetider.

Sammanfattningsvis: SPOR innehåller ingen information om kapacitet och kan därför inte användas för att presentera ledig kapacitet i realtid. 

MedSciNet)

• Ett verktyg för sjukvårdspersonal att värdera beläggningssituationen nationellt.
• Används idag endast inom ett fåtal områden, t.ex. intensivvård, psykiatri, geriatrik eller avancerad sjukvård i hemmet.
• Innehåller information om antal lediga vårdplatser.
• Inrapportering sker ofta dagligen.
• Vårdtyperna är på hög nivå, t.ex. psykiatri eller rehabilitering. 

Sammanfattning: BELPORT är ett verktyg som ger viss information om ledig kapacitet, men endast för ett fåtal vårdtyper. Källan är intressant, men låg detaljeringsgrad och begränsad användning gör att den i dagsläget bedöms oanvändbar för att presentera ledig kapacitet i ett nationellt vårdsöksystem.

Journalsystem

• Någon djupare kartläggning har inte utförts, men det finns uppgifter om att Cosmic och Take Care (de två vanligaste journalsystemen) håller information om vårdplatsläget på klinik/vårdenhetsnivå.

Sammanfattning: Det finns eventuellt ett värde i att titta på ett antal journalsystem, men det är osannolikt att informationen skulle kunna användas i ett nationellt vårdsöksystem för att erbjuda information om ledig kapacitet i realtid. I dialog med tillgänglighetssamordnare och personer insatta i planering skulle en frekvent inrapportering av ledig kapacitet ta resurser och uppmärksamhet från patienterna. Dessutom kräver sådan data insikt och tillgång till flera olika källor såsom exempelvis personalinformation om anställning, sjukfrånvaro etc.BELPORT

Fortsatt arbete

Avtalsformer

...

• Väntetidssamordnare i regionerna
• SKR om väntetider.se (hur inrapportering sker och vilka vilken behandling som görs av datan)
• Tillgång till olika typer av kapacitetsmått i vårdnära system.

Ytterligare analys kring potentiell ledig kapacitet Utvidgad behovsanalys kring ledig kapacitet (Anette Aronsson Henrik Nilsson )

Det finns indikationer på att ledig kapacitet framförallt finns hos privata vårdgivare och att denna potentiellt skulle kunna överstiga den kapacitet som är avtalad med någon/några regioner. Detta kan härledas från information om att:

...

Denna potentiellt lediga kapacitet finns inte fångad, insamlad eller beskriven någonstans och kanske kan omhändertas i ett nationellt vårdsöksystem, men är något som måste utredas ytterligare.

Informationsbehov hos sekundäranvändare

Detta är inte utrett. Myndigheter, såsom Socialstyrelsen och Vårdanalys brukar ha intresse av statistikutdrag för att göra nationella analyser. Detta kan och bör tillgodoses med hjälp av öppna data, API:er eller genom statistiktjänster.

[1] Microsoft Word - ASA-klassifikation på svenska 151101.docx (sfai.se)

...