Intervju 2

Ange respondent

Vi tar emot samtal kl. 9-12 och kl. 13-16. Utöver det har vi en funktionsbrevlåda.

Patient eller anhörig ringer direkt in till oss och vi försöker svara direkt. De brukar säga att de väntat länge och inte hört något från vården. Vi tar personnummer - tittar om remiss finns och vad status är. Mkt missförstånd, pat kan tro att de väntar på operationstid med egentligen är det en tid hos specialist som ska göras först.
Det blir ett ärende om det har gått mer än 2 månader (det ser de i journalen). De har ett nätverk med vårdlotsar (50 st i varje verksamhet) i regionen?? - sen får de besked inom en vecka. 

Sen tar de kontakt med vårdlotsen på klinik - har en planering för pat - kommer ni kunna kalla hen inom vårdgarantin eller ska vi skicka honom vidare. Om väntetiderna är långa får pat hänvisas vidare. 

Vårdlotsen på klinik pratar med medicinskt ansvarig om huruvida pat blir hänvisad inom regionen, eller nationellt. Kliniken i fråga gör all admin (inte Karin och hennes kollegor).

När Karin haft kontakt med ortopedklinken och de inte har möjlighet att skicka pat. till något ställe i Östergötland. 

först och främst i Östergötland och går det inte där så tar Karin och co över och börjar leta nationellt. 

SKR:s hemsida använder de för att leta kapacitet (tidigare väntetider.se) och i ett samarbetsrum (chatt). 

Klink hos dem i Östergötland skickar remisser. Karin och co är som en mäklare som förmedlar mellan klink och pat. 

Innan återkoppling till pat kollar de av med kliniken - när klinik och Karin är överens så kontaktar Karin pat och föreslår något för pat (ibland bara ett förslag, det beror på vad kliniken säger).

Bet.förbindelsen gått ut (kan komma tillbaka till dem), då ber Karin och se kliniken att skicka en ny. 

Vi kan få ärenden från klinkerna (tex "det är X antal personer som står i kö för höftoperation, kan vi lotsa dem vidare?"). Då kollar de i Östergötland först, sen i sydöstra sjukhusregionen. Om t.ex. Oskarshamn kan ta emot 10 st meddelar de kliniken och de tar hand om det praktiska. De har ett sjukresekontor i regionen så Karin informerar pat om hur de kan göra, info om hur det funkar, att de kan få ersättning för bensin eller få bet när de sparar kvitton, eller att de får en sjukresa. Hänvisar ibland till 1177 eller sjukresekontoret direkt för mer information.

remissbekräftelser som skickas till våra pat innehåller info om vårdgarantin och även tel nummer till vårdlotsar (Karin o hennes team). 

Händer det att klinikerna skickar remisserna nationellt utan att ni är inblandade? Ja det händer mer och mer letar egna platser (blev mer så under pandemin). Karin och co brukar dock bli inkopplade på ett eller annat vis ändå, tex kontakt med patienten. 

Upphandling ska vara öppen för att alla ska kunna söka på det. Tillhör god vårdlotssed. 

Använt excel . några fyllt i- vilka avtal de har men tex Sthlm har sagt nej. De har en ambition om att samla det och blev jätteglada att vi fick det här uppdraget. Info om avtal i Sthlm använder de samarbetsrummet för kontakt med vårdlotsar där, eller vårdguiden (vårdval), se vilka vårdgivare som har sådana avtal. 

använd flikar för höft, axlar - behov av något överskådligt samt kontaktperson för att få reda på medicinsk bakgrund och se om det går att skicka pat dit. 

Vårdlotsar ute på klink - Karin och co är fristående och för alla diagnoser. På klinikerna bestämmer de själva vem som ska vara vårdlots. Jättemkt kontakt med dem för att hitta bästa lösningen. Är det på en mindre enhet kan det t.ex. vara en enhetschef som blir vårdlots där. 

För dem i Östergötland har varje klink en vårdlots, de har det medicinska och ekonomiska ansvaret. Vi tycker det fungerat jättebra att ha det så. 

Hur hittar ni info om ledig kapacitet?
Hon börjar nästan alltid med väntetider.se 
Besök eller operation.
Efter det går hon till samarbetsrummet SKR - tips tex kolla med Halland och sen skriver hon direkt till en ansvarig där och frågar om de kan tänka sig ta emot pat. Kontaktuppgifter brukar hon hitta på väntetider (finns till alla vårdlotsar där). 

Vilken info på väntetider? På första besök, tex höft, då tittar vi på den. Hon vill ha alla privata vårdgivare i en lista för det är oftast där de kan hitta ledig kapacitet. 

Det är sällan Karin kan hitta platser i en annan region utan samarbetsrummet... 

På vårdguiden hittar hon dem som har vårdvalsavtal.

Jönköping och Kalmar ingår i sydösta sjukhusregionen.

Karin håller gärna vidare kontakt. 

Ja. Dagtid inom en vecka med besked som mål. Nytt vårdalternativ inom en vecka. Det uppfyller de ganska väl. 

Medicinska bakgrunden i ärendet påverkar tiden. Om en pat är mkt sjuk är det svårt att skicka vidare = frustration. De försöker hitta lösningen, samarbete med sydöstra sjukhusregionen för att kunna ge utrymme.  

Om vi inte får tag på någon eller något drar ut på tiden kontaktar de alltid patienten och förklarar läget. 

Process för vårdlotsning

1. Pat/anhörig ringer under telefontid (alt skickar mail till funktionsbrevlåda)
2. VL ringer upp pat. för att få en bättre förståelse. pat säger ofta "jag har väntat väldigt länge"
3. VL försöker utröna om ,det pat. väntat på är något som kan påverka vårdgarantin.
   1. ofta har pat. inte förstått vad hen fått remiss för och att det man väntar på (ex MR) inte ryms in vårdgarantin.
4. Om det gått mer än 2 mån för ett ärenede som ryms inom vårdgarantin så startar VL ett ärende
5. VL ringer lokal VL (finns 50st i Östergötland - en per klinik)
   1. efterfrågan planering för patient - kommer hen att kallas?
   2. Om ja => återkopplar till patient (stäng ärende)
   3. Om nej =>
6. Lokal VL tar kontakt med medicinskt ansvarig och ser över alternativ
   1. Prio 1: regionala alternativ
   2. Prio 2: alternativ i sydöstra sjukvårdsregionern (Jkpg, Kalmar)
   3. Om inget av ovanstående går återkopplar lokal VL att man måste gå ut nationellt.
7. VL söker på väntetider.se efter ledig kapacitet och information om vilka vårdgivare som utför önskad åtgärd.
   1. alt ringer tidigare kontakt
8. VL går till SKR/Vårdlotsnätverkets samarbetsrum och efterfrågar avtalsinformation och kontaktuppgifter till vårdgivare hittad på väntetider.se
9. VL ringer potentiellt mottagande vårdenhet och hör om kriterier (ofta ASA-klass 1&2 och BMI<35) och möjlighet att ta emot pat.
10. Kontaktar klinik (remitterande vårdenhet) och lägger fram alternativa vårdgivare. Kliniken lyfter fram det/de alternativ de anser är bäst för patienten
11. VL kontaktar pat. och berättar om nytt vårdalternativ som hittats för att säkerställa vårdgarantin.
12. Kliniken ombesörjer att remiss, pat.dokumentation/bilder och betalningsförbindelse skickas till mottagande vårdenhet (Detta sker manuellt och på papper/CD om det inte görs i SÖ sjukvårdsregionen som har samma journalsystem)
13. Det kan hända att pat. nekas ingrepp/operation om något hittas i undersökning eller på röntgenbilder (men ovanligt)
14. Pat hänvisas till sjukresekontor (regionalt) för stöd med boende/resor till ny ort.

När kopplas du som vårdlots in i vårdgarantiärenden? Vem kontaktar dig?

Patient eller anhörig för potientiella vårdgarantiärenden

Klinik om de har större behov av vårdflytt (ex 20 st höftplastiker)

Klinik om de redan identifierat vård utanför SÖ sjukvårdsregionen (nationellt) och vill hahjälp med att prata med patienten.

Händer det att patienten kommer till dig med egna förslag på vårdgivare?

Vårdgaranti - då hjälper Karin till att bestämma vart patienten kan få vård, för att det ska bli likvärdig vård och behandling.

Valfrihet - då får patienten själv leta och hitta och Karin hänvisar bara till sidor att leta på. Ersättning för resa får patient bekosta själv i dessa fall. Det är en hel del som väljer att leta själva, de vill bestämma själva. Karin brukar tipsa patienten om när det finns avtal så patienten själv inte behöver bekosta besök. 

Händer det att vårdpersonal hänvisar till andra regioner utan att ni är inkopplade?

1. 1. I vilka fall händer det?

Brukar flera vårdalternativ presenteras invånaren?

1. 1. Vad brukar fälla avgörandet i vad patienten väljer? (Kan man se någon trend?)
   2. Finns det en ekonomisk aspekt som tas i beaktande för vilket vårdalternativ som presenteras och/eller väljs av invånaren?

Vem/vilka ombesörjer att remiss skickas till nytt vårdalternativ?

Kan remisser nekas?

1. 1. På vilka premisser nekas dessa i så fall?
   2. Vem/vilka/i vilket steg brukar remisser nekas?
   3. Vad händer rent praktiskt när en remiss nekas?

Remissen kan ändå bli nekad ibland men inte så ofta när vi varit inblandade. 

a. det kan uppkomma saker i samtal med pat tex som gör att de inte kan genomföra operationen. 

b. det kan vara någon röntgenbild där de missat någon detalj vilket gör att de kanske inte kan ta emot pat

c. De ringer eller mailar 

Hur fungerar det med uppföljande vård (t.ex. återbesök efter operation eller inläggningar)?

Involveras ni som vårdlotsar i "inkommande vård" från andra regioner och i så fall hur?

1. 1. Om inte vårdlotsen gör detta, vem har det ansvaret?
   2. Önskar/efterfrågas någon specifik information i samband med ärenden om "inkommande patienter"?

Befintliga system och informationsbehov

Hur får ni vetskap om/information om avtalsvillkor för vårdalternativ ni hittar i andra regioner (ex. ASA, BMI, ålder etc)?

1. 1. Vilken sådan information skulle vara värdefull att få på förhand?

I vilka system jobbar du idag avseende:

1. 1. planering
   2. remittering
   3. för att söka ledig kapacitet
   4. för att hitta kontaktuppgifter

Vi använder våra egna:

• patientjournal (Företaget: Cambio och systemet: Cosmic)

• "köpt utomläns vård" - regionalt system 

Till andra regioner så papper och cd-skivor (dock inte sydöstra sjukhusregionen)

Förutom ovan används:

• 1177
• vårdguiden
• SKR
  
  

De har ett regionalt vårdlotsnätverk. 

Det finns ett rapporteringssystem som SKR använde för att rapportera in väntetider. Det håller på att uppdateras just nu. Det nya verktyget ska heta Signe. Det är väntetider på ledig kapacitet. Karin tror att det ska uppdateras en gång i månaden.  Klinikerna rapporter in väntetiderna. 

Nyttjar du väntetider.se?

1. 1. Om ja: vilken information tittar du på då?
   2. Vilken information på väntetider.se är av värde för ditt arbete?
   3. Vilken information saknas/har för dålig kvalitet på väntetider.se?

Framtid

Om du fick önska fritt, hur skulle du vilja att det såg ut m a p

1. 1. arbetsverktyg?
   2. informationstillgång?
   3. samarbete med andra aktörer inom regionen?
   4. samarbete med andra aktörer utanför regionen?

Vill söka på ledig kapacitet. "Vem kan ta emot min höftpatient?"

Vad finns det för avtal - vill veta vart jag kan skicka min östgöte och inte ett avtal som bara tar emot vissa regioner eller liknande. 

Och så vill jag ha kontaktuppgifter så jag kan ringa och höra vilka patienter de tar emot (kriterier) och hur långa väntetiderna är. 

Kriterier. Försöker stämma av detta innan, vad som står i remisser osv. Karin och hennes kollegor brukar få ta del av remisserna (får samtyckte av patienten och får hens personnummer - gör att de kan få en uppfattning om kriterierna uppfylls (dock ej röntgensvar, det ingår inte i deras arbete). 

I första hand vill Karin se om det finns ett avtal hon kan använda. Sen vill hon göra patienten trygg med förslaget. Och de går i god för att det blir likvärdig vård. 

Kriterier som återkommer: ASA-klasser 1 och 2 (enkla/lätta). BMI under 35. Ofta förekommande. 

Om man inte "kvalar in" då är det det egna sjukhuset som gäller. Då försöker de flytta undan "enkla patienter" som KAN åka iväg för att den här personen ska få vård. Dessa enkla patienter skickar de brev till "Vi kan tyvärr inte hålla vårdgarantin, vi samarbetar med dessa kliniker, kontakta oss för vidare information...". Det är enklare att flytta dem som kommer direkt från primärvården, de som inte hunnit komma till sjukhuset än.  

Ange respondent