Scenarier för företrädarskap

Målgrupp: Den "operativa samverkansgruppen"

Syfte: Ge en gemensam bild av vilka situationer företrädarskapet ska hantera, så att behovet och avgränsningen kan prövas innan lösningsmönster senare identifieras och utvärderas

På sidan:

Begrepp (tills annat sägs)

Utgångspunkter

Följande gäller genomgående för samtliga scenarier och upprepas därför inte i varje scenario.

• Rådighet - Ett företrädarskap har alltid sitt ursprung i ett beslut hos den företrädda organisationen. Det är verksamheten som pekar ut vem som får företräda den. Ingen kan grunda ett företrädarskap på sitt eget påstående om att den företräder någon.
• Beslut och utförande är skilda saker - Beslutet och grunden ligger hos den företrädda organisationen. Registrering, publicering och tekniskt utfärdande kan utföras av annan part på dess uppdrag. Det är samma åtskillnad som mellan den som äger en egenskapsintygstyp och den som utfärdar enskilda intyg.
• Kontroll sker part till part - Varje part kontrollerar sin egen motpart och de organisationer som är inblandade i det utbytet. Ingen part förväntas kontrollera en hel kedja bakåt.

Översikt Scenarion

S1. Organisationen företräder sig själv

Så här ser det ut. En myndighet har egna system och hämtar uppgifter från en annan myndighet. Ingen annan är inblandad. Den som ställer frågan och den som behöver svaret är samma organisation.

Parterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

De två nivåerna sammanfaller. Det är därför scenariot inte behöver något företrädarskap.

Vad som brister utan företrädarskap. Ingenting. Situationen hanteras redan av det som infördes i steg 1.

Behovet

• Att kunna delta och ställa frågor utan att befatta sig med företrädarskap
• Att den som svarar kan se att frågan ställs för den frågande organisationens egen räkning

Det som ligger utanför

• Prövningen av om myndighet A ska få uppgifterna
• Vilken medarbetare hos myndighet A som ligger bakom frågan

Frågor som scenariot ställer

• Ska den som svarar kunna kräva ett uttryckligt besked om att inget företrädarskap föreligger, eller räcker det att inget sådant finns. Målbilden innehåller båda kraven och de drar åt olika håll.

S2. Leverantören frågar åt kunden

Så här ser det ut. En kommun använder ett verksamhetssystem. Systemet driftas av ett företag. När kommunen behöver uppgifter från en myndighet är det företagets system som ställer frågan, men det är kommunen som behöver uppgifterna och som ansvarar för att de används rätt.

Parterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Nivåerna sammanfaller inte. Myndighet B har en relation till kommun A men möter leverantör X.

Vad som brister utan företrädarskap. Myndighet B ser leverantör X och prövar därmed fel part. Det som återstår är att myndigheten i förväg för in vilka kunder leverantören har, alltså den bilaterala hantering som federationen ska ersätta.

Behovet

• Att den som svarar kan se att frågan ställs för kommun A:s räkning
• Att kommun A kan avgöra vem som får företräda den
• Att den som svarar kan se att företrädarskapet kommer från kommun A och inte från leverantör X
• Att kommun A kan loggas som den som tagit del av uppgifterna
• Att den som svarar kan avgöra vilken av flera företrädda organisationer en enskild fråga gäller, när samma system används åt flera
• Att kommun A kan delta utan att själv driva några system

Det som ligger utanför

• Prövningen av om kommun A ska få uppgifterna
• Vilken medarbetare hos kommun A som ligger bakom frågan
• Vad kommunen får använda uppgifterna till

Frågor som scenariot ställer

• Om leverantör X driftar en gemensam installation åt flera kommuner behöver det femte behovet ovan lösas på något sätt. Om leverantören i stället driftar en installation per kommun är det löst, men antalet registreringar växer i stället. Se bilagan.

S3. Leverantören svarar åt kunden

Så här ser det ut. En myndighet ansvarar för uppgifter som andra ska kunna hämta. Kommunen har lagt driften av den tjänst som lämnar ut uppgifterna hos ett företag. Den som frågar möter företagets tjänst, men det är myndighetens uppgifter och myndighetens ansvar.

Parterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - Relationerna

Vad som brister utan företrädarskap. Den som frågar kan inte maskinellt avgöra vems uppgifter som lämnas ut, utan bara vilken organisation som driver tjänsten. Det hanteras i dag manuellt genom att visningsnamnet får avse uppdragsgivaren om uppdraget och ansvarsförhållandet kan styrkas.

Behovet

• Att den som frågar kan se vilken organisation som ansvarar för uppgifterna
• Att region C kan avgöra vem som får lämna ut uppgifter för dess räkning
• Att utlämnandet kan spåras till region C och inte bara till den tjänst som utförde det

Det som ligger utanför

• Prövningen av om organisation D ska få uppgifterna
• Vilken medarbetare hos organisation D som ligger bakom frågan
• Hur uppgifterna får användas efter utlämnandet

Frågor som scenariot ställer

• Behövs samma mekanism på den svarande sidan som på den frågande, eller räcker det att tjänsten redan hör till en organisation som ansvarar för den. Om svaret är att det räcker behöver skillnaden mot S2 kunna förklaras, eftersom problemet är spegelvänt likadant.

S4. Frågan passerar mer än en part

Så här ser det ut. En kommun behöver uppgifter från flera myndigheter. Frågan går först genom kommunens verksamhetssystem, som driftas av ett företag, och därefter genom en gemensam tjänst som hämtar in uppgifterna från myndigheterna. Myndigheten som svarar möter varken kommunen eller kommunens leverantör, utan den gemensamma tjänsten.

Parterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Vad som brister utan företrädarskap. Myndigheten ser den förmedlande partens system och ingenting mer. Kommunens roll är osynlig, och myndigheten kan därmed inte avgöra för vems räkning frågan ställs.

Behovet

• Att varje myndighet kan se för vems räkning frågan ställs
• Att kommun A kan avgöra vilka parter som får företräda den
• Att en myndighet kan göra sin kontroll mot sin motpart utan att behöva känna till alla bakomliggande parter
• Att det i efterhand går att se vem som agerade för vems räkning

Det som ligger utanför

• Prövningen av om kommun A ska få uppgifterna, som varje myndighet gör för sig
• Vilken medarbetare hos kommun A som ligger bakom frågan
• Att uppgifterna i detta flöde lämnas ut till en enskilds eget utrymme, vilket är ett särdrag i just detta fall

Frågor som scenariot ställer

• Ska kommunen bevilja företrädarskap till varje part som agerar för dess räkning, även till den förmedlande parten den saknar avtal med. Då blir scenariot en sammansättning av S2 och S3 och kan utgå som eget scenario, men kommunen belastas med relationer den har svårt att överblicka.
• Eller ska kommunen bevilja endast till sin egen leverantör, och varje part svara för att den har kontrollerat sin egen motpart. Då behöver myndigheten kunna lita på att mellanledet har gjort sin kontroll, vilket förutsätter att det kravet kan uttryckas och verifieras.
• Ska den företrädda organisationen kunna avgöra om den som företräder den i sin tur får anlita någon annan. Frågan motsvarar transportfullmakt och hör till det juridiska spåret.

S5. Ett system används av mycket många

Så här ser det ut. Ett företag driver ett system som används av mycket många kommuner och regioner. Samma system ställer frågor åt allihop. Det handlar inte om några enstaka kunder utan om tusentals organisationer.

Parterna

Modell1 - Parterna

Modell 2 - Relationerna

Mängden relationer på den övre nivån är mycket stor, medan det på den nedre nivån bara finns ett system. Det är den obalansen som gör scenariot svårt.

Vad som brister utan företrädarskap. Varje producent måste själv hålla reda på vilka organisationer leverantören får agera för. Det är samma splittring som infrastrukturen ska ta bort.

Behovet

• Att relationerna kan etableras, ändras och avslutas till en kostnad som står i proportion till nyttan
• Att varje företrädd organisation kan utöva sin rådighet över vem som får företräda den
• Att den som svarar kan göra sin kontroll med ett fåtal steg oavsett hur många organisationer som företräds
• Att mängden information som behöver spridas i infrastrukturen inte växer okontrollerat med antalet relationer

Det som ligger utanför

• Prövningen av om respektive organisation ska få uppgifterna
• Vilken medarbetare som ligger bakom en enskild fråga
• Hur leverantören internt håller isär sina kunder

Frågor som scenariot ställer

• Om varje företrädd organisation ska kunna uttrycka och ändra sitt beslut krävs gränssnitt som i dag inte finns. Vem tillhandahåller och finansierar dem.
• Är en sammanställning av vilka leverantörer som företräder vilka myndigheter och kommuner skyddsvärd. Den ena hållningen är att transparens är en förutsättning för att kunna kontrollera relationer. Den andra är att en fullständig och maskinläsbar karta över leverantörers kundrelationer i offentlig sektor har ett skyddsvärde i sig.

S6. Någon påstår sig företräda en utomstående

Så här ser det ut. Ett system påstår att det ställer frågor för en organisation som aldrig har bett om det. Organisationen deltar inte ens i federationen och vet inte om att det sker.

Parterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Det finns ingenting på den övre nivån som motsvarar påståendet på den nedre. Det är precis det som ska vara omöjligt.

Vad som brister utan företrädarskap. Vilket registrerat system som helst kan påstå sig agera för vilken organisation som helst. Kontrollerna i steg 1 säger vem som ansvarar för ett system, men begränsar inte vad systemet påstår om andra.

Behovet

• Att ingen kan påstå sig företräda en organisation som inte har beslutat om det
• Att en organisation som inte deltar i federationen är skyddad utan att behöva göra någonting
• Att den som svarar kan avvisa en fråga där företrädarskapet saknar giltigt ursprung

Det som ligger utanför

• Vad som händer med den som ändå försöker, vilket är en fråga om ansvar och inte om mekanism
• Prövningen av om organisation Z skulle ha fått uppgifterna om den hade frågat
• Skydd mot att någon utger sig för att vara organisation Z, vilket hanteras av identiteten och inte av företrädarskapet

Frågor som scenariot ställer

• Skyddet bygger på att ingen kan företräda någon som inte själv har beslutat om det. Det behöver bekräftas att den slutsatsen håller i det lösningsmönster som väljs, eftersom det annars uppstår ett behov av att organisationer ansluter sig enbart för att skydda sig.

S7. Kunden byter leverantör

Så här ser det ut. En kommun byter leverantör av sitt verksamhetssystem. Den gamla leverantören ska inte längre kunna ställa frågor för kommunens räkning. Den nya ska kunna det från och med bytet. Samma situation uppstår när en part byter anslutningsoperatör och när ett medlemskap upphör.

Parterna

Modell 1 -parterna

Modell 2 - relationerna

Förändringen sker på den övre nivån men måste få genomslag på den nedre, och det inom en förutsägbar tid.

Vad som brister utan företrädarskap. Det finns ingen koppling mellan avtalets upphörande och systemets möjlighet att fortsätta fråga. Fortsatt åtkomst efter avtalets slut upptäcks först om någon manuellt kommer ihåg att avregistrera.

Behovet

• Att ett företrädarskap upphör när grunden för det upphör, utan att någon manuellt behöver komma ihåg det
• Att en återkallelse får genomslag hos den som svarar inom en förutsägbar tid
• Att bytet kan genomföras utan avbrott i verksamheten
• Att det i efterhand går att se vilka företrädarskap som gällde vid en viss tidpunkt

Det som ligger utanför

• Upphandlingen och avtalsförhållandet i sig
• Överföring av data mellan gammal och ny leverantör
• Prövningen av om kommunen ska få uppgifterna, som är oförändrad före och efter bytet

Frågor som scenariot ställer

• Vilken längsta tid till genomslag är acceptabel vid återkallelse.
• Vem ansvarar för att återkallelse faktiskt sker. Kommunen har rådigheten men leverantören vet när avtalet upphör.
• Ska ett företrädarskap ha en bortre giltighetstid som kräver aktiv förnyelse i stället för att gälla tills det återkallas. Det ger självsanering men skapar en förnyelsebörda vid volymerna i S5.

S8a. Ett företag arbetar i en annan organisations system

Så här ser det ut. En privat vårdgivare arbetar i regionens journalsystem. Vårdgivaren är ett eget företag med eget ansvar för sin verksamhet, men har inga egna system i federationen. Frågorna ställs av regionens system.

Parterna

Modell 1 - parterna 

Modell 2 - relationerna

Mönstret är detsamma som i S2. Skillnaden är att den som företräder är en offentlig aktör och inte en leverantör. Scenariot finns med för att visa att företrädarskap inte är samma sak som en leverantörsrelation.

Vad som brister utan företrädarskap. Producenten ser regionen och kan inte avgöra att frågan gäller en viss vårdgivare med eget ansvar.

Behovet

• Att den som svarar kan se vilken vårdgivare frågan gäller
• Att vårdgivaren kan avgöra att regionen får företräda den
• Att en organisation kan företrädas av en annan organisation som inte är en systemleverantör

Det som ligger utanför

• Prövningen av om vårdgivaren ska få uppgifterna
• Vilken medarbetare hos vårdgivaren som ligger bakom frågan
• Regionens interna hantering av vilka som får arbeta i systemet

Frågor som scenariot ställer

• Ska en organisation som företräds utan att ha egna system delta i federationen på något sätt, och i så fall hur. Om deltagande krävs blir det en tröskel. Om det inte krävs behöver det ändå finnas ett sätt för organisationen att fatta och uttrycka sitt beslut.

S8b. Olika verksamheter inom samma organisation

Så här ser det ut. En huvudman bedriver flera verksamheter som har olika förutsättningar. Den som lämnar ut uppgifter behöver veta vilken av verksamheterna frågan gäller, inte bara vilken huvudman.

Parterna

Modell 1 - parterna

Modell 2 - relationerna

Här ligger skillnaden inte mellan organisationer utan inuti en organisation. Det är därför scenariot ligger närmast gränsen mot behörighetsfrågor.

Vad som brister utan företrädarskap. Den som svarar kan se vilken huvudman frågan gäller men inte vilken verksamhet, och kan därför inte tillämpa de förutsättningar som skiljer verksamheterna åt.

Behovet

• Att huvudmannen kan avgränsa vilken del av sin verksamhet ett företrädarskap omfattar
• Att den som svarar kan se om en fråga ligger inom eller utanför den avgränsningen

Det som ligger utanför

• Vad verksamheten får använda uppgifterna till, vilket är en behörighetsfråga
• Vilken medarbetare inom verksamheten som ligger bakom frågan
• Huvudmannens interna organisation i övrigt

Frågor som scenariot ställer

• Ska detta lösas som företrädarskap på finare nivå eller i behörighetslagret. Omvärldsbilden pekar åt att organisationsnivån löses i infrastrukturen medan finare nivåer löses i ett behörighetslager.
• Avgränsning kan ses antingen som en rätt för den företrädda organisationen att begränsa vad den beviljar, eller som ett krav på att mekanismen ska bära finare nivåer. Det första är en frihetsgrad och det andra är en kostnad för alla. Vilken av dem som avses behöver klargöras.

S9. Samma leverantör i flera sammanhang

Så här ser det ut. En kommun använder samma leverantör för flera olika samarbeten. Samarbetena hör hemma i olika delar av den gemensamma infrastrukturen och har olika regelverk.

Parterna

Modell 1 - parterna

Relationen mellan organisationerna är en och densamma. Det är sammanhangen på den nedre nivån som är flera.

Vad som brister utan företrädarskap. Utan en gemensam ordning behöver samma relation etableras och underhållas på nytt i varje sammanhang, trots att den vilar på ett och samma avtal.

Behovet

• Att ett företrädarskap kan förstås likadant av dem som svarar i olika sammanhang
• Att ett företrädarskap kan etableras en gång och inte behöver registreras separat i varje sammanhang
• Att kommunen kan avgränsa ett företrädarskap till ett visst sammanhang när den vill det

Det som ligger utanför

• De krav som gäller inom respektive sammanhang i övrigt
• Prövningen av om kommunen ska få uppgifterna i respektive sammanhang
• Vilka sammanhang som ska finnas, vilket är en fråga om federationskontexter

Frågor som scenariot ställer

• Hur förhåller sig möjligheten att avgränsa till ett sammanhang till att företrädarskapet etableras en gång.
• Ett företrädarskap som etableras en gång får verkan under regelverk som organisationen inte kände till när den beslutade om det. Det är en rättslig fråga och hör till det juridiska spåret.

Konsekvenser som behöver vägas

Scenarierna pekar samlat mot ett grovt företrädarskap, med rådighet hos den företrädda organisationen och kontroll part till part. Två konsekvenser följer av den hållningen och bör vägas samtidigt som den bekräftas.

Avgränsning och skyddsvärden. Målbild steg 2 anger att möjligheten till avgränsning är en förutsättning för att aktörer med stora skyddsvärden ska våga öppna tjänster i en bredare federation, och att plattformen annars riskerar att inte användas av dem som har mest att skydda. Ett företrädarskap helt utan avgränsning behöver kunna motiveras mot den risken.

Administrationen behöver ett hem. Kravet på rådighet hos varje företrädd organisation innebär vid volymerna i S5 en administration som i dag saknar gränssnitt. Att komplexiteten accepteras är en sak. Vem som bygger, förvaltar och finansierar den är en annan, och den frågan hör ihop med den pågående analysen av offentlig säljverksamhet.