Bakgrund - varför piloter inom Samordnad identitet och behörighet?

Utvecklingen av infrastrukturen Samordnad identitet och behörighet sker stegvis och i nära samverkan mellan berörda aktörer. För att säkerställa att infrastrukturen utformas rätt, möter verkliga behov och fungerar i praktiken krävs ett strukturerat och kontinuerligt lärande under hela utvecklingsresan. Piloter är ett centralt verktyg i detta arbete.

Genom piloter ges möjlighet att i kontrollerad form testa de olika delar som utvecklas inom respektive steg – exempelvis funktioner, tekniska komponenter, samverkansformer, regelverkstillämpning och ansvarsfördelning. Syftet är inte enbart att verifiera att något fungerar tekniskt, utan även att:

• säkerställa att lösningen möter faktiska verksamhetsbehov
• identifiera oklarheter, risker och beroenden i ett tidigt skede
• skapa praktiska erfarenheter som kan omsättas i förbättringar
• möjliggöra justeringar av krav, design och prioriteringar
• bygga gemensam förståelse och förankring hos berörda aktörer

Piloterna ska bidra till ett kontinuerligt utvärderande och lärande arbetssätt, där utvecklingen av infrastrukturen kan justeras och förfinas steg för steg. Det minskar risken för felaktiga vägval, ökar träffsäkerheten i kommande utvecklingsinsatser och stärker förutsättningarna för en långsiktigt hållbar och användbar infrastruktur.

Mot denna bakgrund finns behov av en tydlig och gemensam process för hur pilotidéer identifieras, bereds och beslutas, så att rätt piloter genomförs vid rätt tidpunkt och med rätt syfte.

Med POC avses: visar att något går att göra tekniskt.

Med pilot avses: tillämpning som verifieras i verklig produktionsmiljö

Process för beslut av piloter

Beskriv idé till pilot

Syfte: Fånga upp förslag tidigt utan att kräva för mycket underlag.

• En aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) lyfter en idé om pilot utifrån ett behov som aktören har.
• Idén dokumenteras översiktligt i följande punkter en mall "Idé till pilot" (se utkast här: Idé till pilot (mall) - RU Identitet & Behörighet - Confluence) 
  • Namn på pilot och kontaktperson hos projektägaren för piloten
  • Bakgrund - kort beskrivning av vad man har behov av att testa
  • Behov kopplat till Samordnad identitet och behörighet
  • Vilket steg i färdplanen ska testas (se beskrivning här XX)
  • Föreslagna deltagare/ aktörer
  • När kan ni/ vill ni testa (grov tidsbild)

Förväntat resultat: aktören har tagit fram en enkel beskrivning av pilotidé.

Kvalificering

Syfte: dialog om idén där frågor kan ställas och förtydliganden göras. Detta ska ge möjlighet till grovsortering.

• Aktören bjuds in att föredra sin idé.
  • Dialog sker
• Resultat: inkommen och registrerad pilotidé, möjlighet för grovsortering.
• Återkoppling till aktören

Förväntat resultat: Samordnad identitet och behörighet lämnar besked till aktören om hur man vill gå vidare med pilotidén.

Beskriv lösning

Syfte: Säkerställa att idén är tillräckligt konkret för att kunna bedömas.

Här tas en Lösningsbeskrivning fram av aktören (kan ske med stöd av Digg/E-hälsomyndigheten).

Innehåll i Lösningsbeskrivning:

• Beskrivning av vad man har behov av att testa (samma som i Idé till pilot)
• Behov av Samordnad identitet och behörighet
• Arbete som krävs
• Anropsflöde
• Komponenter som behöver registreras i Samordnad identitet och behörighet
• Vilka krav kan piloten ha på infrastrukturen - tex i form av SLA
• Risker och beroenden
• Finns förutsättningar på plats hos deltagande aktörer såsom
  • intern förankring (ja/nej)
  • resurser såsom tid och budget (ja/nej)
• Förväntad nytta och lärdomar
  • Vad vill vi veta efter piloten och hur kan resultatet bidra till fortsatt utveckling?

Förväntat resultat: Färdigt pilotunderlag

Kvalificera och prioritera

Bedömning av om piloten uppfyller rätt syfte vid rätt tillfälle - bedömning mot taktisk färdplan

Syfte: Säkerställa att piloten testar rätt saker samt säkerställa rätt tajming och prioritering.

• Underlag för kvalificering sammanställs med följande innehåll: (se gott exempel XX)
  
  • Finns tydlig hypotes eller frågeställning?
  • Testar piloten de delar som behöver testas i aktuellt steg?
  • Bidrar den till lärande för infrastrukturen, på vilket sätt?
  • Är piloten genomförbar inom rimlig tid och komplexitet?
  • Finns överlapp eller beroenden som vi kan se?
  • Anges att förutsättningar finns hos deltagande aktörer?
  • Bilagor: Idé till pilot och Lösningsbeskrivning.

• Bedömning  och prioritering görs av ett beredningsforum /sakkunniggrupp inom Samordnad identitet och behörighet (ta fram)
• Återkoppling om nästa steg till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot.

Förväntat resultat: Rekommendation (gå vidare, omformulera/ komplettera) samt prioriteringsbedömning

Ta beslut

Syfte: Ett väl underbyggt beslut i taktiskt forum.

• Ett Beslutsunderlag sammanställs som sammanfattar: (Ta fram mall för beslutsunderlag)
  • Pilotens syfte och innehåll
  • Vad som testas och varför
  • Koppling till steg och färdplan
  • Förväntad nytta
  • Risker/konsekvenser
  • Rekommendation: genomför / avvakta / avslå
  • Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
• Beslut fattas i taktiskt forum
  • Ja/nej
  • Eventuella villkor
  • Inplacering i tidsplan
• Efter beslut sker: 
  • Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft pilotidén
  • Dokumentation i beslutslogg

Förväntat resultat: Beslutad pilot

Överlämna till genomförande

Syfte: Säkerställa att piloten faktiskt kan starta.

• Utse pilotansvarig (hos vem?)
• Starta detaljerad planering
• Säkerställ uppföljning och hur resultat ska tas om hand

Förväntat resultat: Pilot redo att starta
 

Process för initiering och beslut av pilot - för påsyn - lämna inspel senast 18 feb

Bakgrund - varför piloter inom Samordnad identitet och behörighet?

Utvecklingen av infrastrukturen Samordnad identitet och behörighet sker stegvis och i nära samverkan mellan berörda aktörer. För att säkerställa att infrastrukturen utformas rätt, möter verkliga behov och fungerar i praktiken krävs ett strukturerat och kontinuerligt lärande under hela utvecklingsresan. Piloter är ett centralt verktyg i detta arbete.

Genom piloter ges möjlighet att i kontrollerad form testa de olika delar som utvecklas inom respektive steg – exempelvis funktioner, tekniska komponenter, samverkansformer, regelverkstillämpning och ansvarsfördelning. Syftet är inte enbart att verifiera att något fungerar tekniskt, utan även att:

• säkerställa att lösningen möter faktiska verksamhetsbehov
• identifiera oklarheter, risker och beroenden i ett tidigt skede
• skapa praktiska erfarenheter som kan omsättas i förbättringar
• möjliggöra justeringar av krav, design och prioriteringar
• bygga gemensam förståelse och förankring hos berörda aktörer

Piloterna ska bidra till ett kontinuerligt utvärderande och lärande arbetssätt, där utvecklingen av infrastrukturen kan justeras och förfinas steg för steg. Det minskar risken för felaktiga vägval, ökar träffsäkerheten i kommande utvecklingsinsatser och stärker förutsättningarna för en långsiktigt hållbar och användbar infrastruktur.

Mot denna bakgrund finns behov av en tydlig och gemensam process för hur pilotidéer identifieras, bereds och beslutas, så att rätt piloter genomförs vid rätt tidpunkt och med rätt syfte.

1. Idé uppstår – initiering av pilotidé

Syfte: Fånga upp förslag tidigt utan att kräva för mycket underlag.

• En aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) lyfter en idé om pilot.
• Idén dokumenteras mycket kort, t.ex. i ett standardiserat pilotidé-formulär (se här: Pilotidéformulär - light - RU Identitet & Behörighet - Confluence) 
• Aktören bjuds in att föredra sin idé.
• Dialog sker

Innehåll (light-version):

• Kort beskrivning av pilotidén - mönster och scenarion
• Behov kopplat till Samordnad identitet och behörighet
• Vilken del av infrastrukturen / vilket steg i färdplanen som avses testas
• Föreslagen deltagare/aktör
• Grov tidsbild

Output: inkommen och registrerad pilotidé

2. Förtydligande och beredning av pilotidé

Syfte: Säkerställa att idén är tillräckligt konkret för att kunna bedömas.

Här tas ett pilotunderlag fram (kan ske tillsammans med Digg/E-hälsomyndigheten).

Innehåll i pilotunderlag:

• Syfte och behov
  • Vilket behov adresseras?
  • Varför behöver detta testas i pilot?
  • Vad som ska testas
• Vilka funktioner/komponenter i infrastrukturen
• Vad är nytt/oprövat
• Avgränsning
  • Vad testas inte?
• Förväntad nytta och lärdomar
  • Vad vill vi veta efter piloten?
  • Hur bidrar resultatet till fortsatt utveckling?
• Koppling till steg i taktisk färdplan
• Förutsättningar (hos deltagande aktörer)
• Aktörer
• Juridik/säkerhet (översiktligt)
• Teknik (översiktligt)
• Risker och beroenden
• Tid och resursöversikt (grovt)
• Plan för omhändertagande av lärdomar

Output: Färdigt pilotunderlag

3. Kvalitetssäkring – uppfyller piloten rätt syfte och vid rätt tillfälle?

Syfte: Säkerställa att piloten testar rätt saker.

Bedömning görs mot fasta kriterier, t.ex.:

• Testar piloten de delar som behöver testas i aktuellt steg?
• Bidrar den till lärande för infrastrukturen (inte bara lokal nytta)?
• Finns tydlig hypotes eller frågeställning?
• Är piloten genomförbar inom rimlig tid och komplexitet?
• Finns förutsättningar hos deltagande aktörer?
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot

Bedömningen kan göras av ett beredningsforum eller sakkunniggrupp.

Output: Rekommendation (gå vidare, omformulera/ komplettera)

4. Bedömning mot taktisk färdplan och helhet

Syfte: Säkerställa rätt tajming och prioritering.

Hur passar piloten in i:

• Pågående och planerade piloter?
• Utvecklingstakten för infrastrukturen?
• Finns överlapp eller beroenden?
• Behövs piloten nu, senare – eller alls?
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot

Output: Prioriteringsbedömning

5. Samlad beredning och beslutsunderlag

Syfte: Göra det enkelt att fatta beslut.

Ett beslutsunderlag tas fram som sammanfattar:

• Pilotens syfte och innehåll
• Vad som testas och varför
• Koppling till steg och färdplan
• Förväntad nytta
• Risker/konsekvenser
• Rekommendation: genomför / avvakta / avslå
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot

Output: Färdigt beslutsunderlag

6. Beslut om pilot

Syfte: Formellt beslut om genomförande.

Beslut fattas i utsedd beslutsgrupp (t.ex. gemensam styrning Digg/EHM).

Beslutet bör omfatta:

• Ja/nej
• Eventuella villkor
• Inplacering i tidsplan
• Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
• Dokumentation i beslutslogg

Output: Beslutad pilot

7. Överlämning till genomförande

Syfte: Säkerställa att piloten faktiskt kan starta.

• Utse pilotansvarig
• Starta detaljerad planering
• Säkerställ uppföljning och hur resultat ska tas om hand

Output: Pilot redo att starta