Process för initiering och beslut av pilot
1. Idé uppstår – initiering av pilotidé
Syfte: Fånga upp förslag tidigt utan att kräva för mycket underlag.
- En aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) lyfter en idé om pilot.
- Idén dokumenteras mycket kort, t.ex. i ett standardiserat pilotidé-formulär.
Innehåll (light-version):
- Kort beskrivning av pilotidén - mönster och scenarion
- Behov kopplat till Samordnad identitet och behörighet
- Vilken del av infrastrukturen / vilket steg i färdplanen som avses testas
- Föreslagen deltagare/aktör
- Grov tidsbild
Output: inkommen och registrerad pilotidé
2. Förtydligande och beredning av pilotidé
Syfte: Säkerställa att idén är tillräckligt konkret för att kunna bedömas.
Här tas ett pilotunderlag fram (kan ske tillsammans med Digg/E-hälsomyndigheten).
Innehåll i pilotunderlag:
- Syfte och behov
- Vilket behov adresseras?
- Varför behöver detta testas i pilot?
- Vad som ska testas
- Vilka funktioner/komponenter i infrastrukturen
- Vad är nytt/oprövat
- Avgränsning
- Vad testas inte?
- Förväntad nytta och lärdomar
- Vad vill vi veta efter piloten?
- Hur bidrar resultatet till fortsatt utveckling?
- Koppling till steg i taktisk färdplan
- Förutsättningar (hos deltagande aktörer)
- Aktörer
- Juridik/säkerhet (översiktligt)
- Teknik (översiktligt)
- Risker och beroenden
- Tid och resursöversikt (grovt)
- Plan för omhändertagande av lärdomar
Output: Färdigt pilotunderlag
3. Kvalitetssäkring – uppfyller piloten rätt syfte och vid rätt tillfälle?
Syfte: Säkerställa att piloten testar rätt saker.
Bedömning görs mot fasta kriterier, t.ex.:
- Testar piloten de delar som behöver testas i aktuellt steg?
- Bidrar den till lärande för infrastrukturen (inte bara lokal nytta)?
- Finns tydlig hypotes eller frågeställning?
- Är piloten genomförbar inom rimlig tid och komplexitet?
- Finns förutsättningar hos deltagande aktörer?
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
Bedömningen kan göras av ett beredningsforum eller sakkunniggrupp.
Output: Rekommendation (gå vidare, omformulera/ komplettera)
4. Bedömning mot taktisk färdplan och helhet
Syfte: Säkerställa rätt tajming och prioritering.
Hur passar piloten in i:
- Pågående och planerade piloter?
- Utvecklingstakten för infrastrukturen?
- Finns överlapp eller beroenden?
- Behövs piloten nu, senare – eller alls?
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
Output: Prioriteringsbedömning
5. Samlad beredning och beslutsunderlag
Syfte: Göra det enkelt att fatta beslut.
Ett beslutsunderlag tas fram som sammanfattar:
- Pilotens syfte och innehåll
- Vad som testas och varför
- Koppling till steg och färdplan
- Förväntad nytta
- Risker/konsekvenser
- Rekommendation: genomför / avvakta / avslå
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
Output: Färdigt beslutsunderlag
6. Beslut om pilot
Syfte: Formellt beslut om genomförande.
Beslut fattas i utsedd beslutsgrupp (t.ex. gemensam styrning Digg/EHM).
Beslutet bör omfatta:
- Ja/nej
- Eventuella villkor
- Inplacering i tidsplan
- Återkoppling till aktör (myndighet, programdel, leverantör, samverkanspart) som lyft idén om pilot
- Dokumentation i beslutslogg
Output: Beslutad pilot
7. Överlämning till genomförande
Syfte: Säkerställa att piloten faktiskt kan starta.
- Utse pilotansvarig
- Starta detaljerad planering
- Säkerställ uppföljning och hur resultat ska tas om hand
Output: Pilot redo att starta