TA 48 – Backa och kreditera uttag – Apotek


Denna tillämpningsanvisning beskriver hur expedierande apotekspersonal kan backa och kreditera ett uttag som är registrerat i Nationella läkemedelslistan.






1. Verksamhetsbeskrivning

Syftet med denna tillämpningsanvisning är att beskriva hur expedierande apotekspersonal kan backa och kreditera ett uttag.

Backning av ett registrerat uttag är möjligt innan något läkemedel eller annan vara har lämnats ut till patient. Kreditering av ett registrerat uttag görs när en patient av olika anledningar har rätt att återlämna läkemedel eller annan vara som patienten fått expedierad på apotek. Vid en backning eller kreditering av ett uttag återförs de mängder och uttag som avräknats från förskrivningen när uttaget gjordes. I samband med backning eller kreditering är det möjligt att status på förskrivningen uppdateras, exempelvis kan en slutexpedierad förskrivning åter bli aktiv och vara möjlig att expediera.

Backning eller kreditering av uttag kan utföras av apotek som tillhör eller historiskt tillhörde samma apotek eller apoteksaktör som det apotek som registrerat uttaget.

(warning)  En backning eller kreditering går inte att ångra, detta innebär att om en felaktig backning eller kreditering har genomförts måste ett nytt uttag registreras.

Backning och kreditering av uttag pappersrecept utförs enligt TA 52 – Backa eller kreditera uttag pappersrecept – Apotek

1.1. Behörighetsroller

Följande behörighetsroller berörs av denna tillämpningsanvisning:

  • Farmaceut på apotek
  • Icke-legitimerad apotekspersonal

En definition av behörighetsrollerna finns på sidan Roller.

1.2. Termer och definitioner

En beskrivning av samtliga termer som används i denna tillämpningsanvisning går att hitta på sidan Termer och begrepp i Handboken.

1.3. Resurser 

I tabell 1 nedan nedan listas de informationsresurser, FHIR-Resurser och FHIR-Profiler som ska användas för denna tillämpningsanvisning.

Se Generell beskrivning av FHIR för en mer generell beskrivning av FHIR-Resurser och FHIR-Profiler i Nationella läkemedelslistan.

Tabell 1. Informationsresurser

Informationsresurs

FHIR-Resurs

FHIR-Profil

ExpeditionBundleNLLDispatch
UttagMedicationDispense

NLLMedicationDispense

DoseringDosageNLLDosage
HändelseProvenance

NLLProvenance

Specialiserad profil
NLLProvenanceMedicationDispense

Personal

PractitionerNLLPractitioner

2. Delfunktioner och varianter av tillämpningsanvisningen

2.1. Förkrav

Innan delfunktionen (delfunktionerna) kan tillämpas måste följande krav vara uppfyllda:

2.2. Delfunktion 1 – Backa uttag och kreditera uttag

Funktion för att backa eller kreditera ett tidigare registrerat uttag. I samband med uppdateringen kan expedierande apotekspersonal välja att frångå det automatiska regelverket för slutexpediering.

Variant 1.1 Backa uttag och kreditera uttag

KRAV Krav-ID: 48:1:1.1

Beskrivning av tillämpning

Expedierande apotekspersonal backar eller krediterar ett uttag som registrerats i Nationella läkemedelslistan. I anropet anges om det är en backning eller kreditering som avses. Hela uttaget backas eller krediteras alltid det vill säga det går inte att backa eller kreditera delar av ett uttag. 

  • en backning görs då ingen vara utlämnats till patient och ingen rapportering till HKDB eller FOTA har skett
  • en kreditering görs då varan lämnats ut till patient, försäljningen har också rapporterats till FOTA samt till HKDB om uttaget gjorts inom förmån.

För att få utföra en backning eller kreditering ska apoteket tillhöra samma apotek eller historiskt tillhört samma apoteksaktör som det apotek där uttaget utfördes.

Information som krävs för att backa eller kreditera ett uttag och de kontroller som görs av informationen finns under kapitel 2.3. Efterfrågad information samt 3. Regler och kontroller

Ett backat eller krediterat uttag påverkar mängder på förskrivningen som beräknas varje gång en förskrivning hämtas, de värden som påverkas är:

  • Mängd kvar (beräknas enligt VR013)
  • Uttag kvar (beräknas enligt VR014)
  • Datum för nästa uttag inom förmån (beräknas enligt VR027)

Variant 1.2 Beslut slutexpediering

KRAV Krav-ID: 48:1:1.2

Beskrivning av tillämpning

Expedierande apotekspersonal kan i samband med backning eller kreditering av ett uttag hindra att den automatiska regeln för aktivering eller slutexpediering används genom att ange attributet Beslut slutexpediering till "Slutexpediera" eller "Slutexpediera inte". 

Vid backa och kreditera uttag ändrar förskrivningen status automatiskt enligt 12 %-regeln.

  • Om förskrivningen har status aktiv ändras status till slutexpedierad om mängd kvar efter transaktion är <=12 % av förskriven mängd per uttag.
  • Om förskrivningen har status slutexpedierad ändras status till aktiv om mängd kvar efter transaktion är >12 % av förskriven mängd per uttag.
  • Status ändras alltid till slutexpedierad om kvarvarande mängd är mindre eller lika med 0, oavsett vad som finns angivet i Beslut slutexpediering.

Regler kopplat till aktivering eller slutexpediering hanteras enligt VR135 och tar hänsyn till angivet värde på attributet Beslut slutexpediering på uttaget. Om uttaget leder till att förskrivningen ändrar status eller statusorsak skapas en ny version av förskrivningen Auto19 och Auto08 den nya versionen av förskrivningen är kopplat till samma händelse.

-- 21.7 ---

2.3. Efterfrågad information 

Informationsresurs Meddelandehuvud

Information i meddelandehuvudet ska för denna tillämpningsanvisning anges enligt tillämpningsmönster 2.3 Skapa eller uppdatera resurser som beskrivs i Informationsspecifikation – meddelandehuvud.

Informationsresurs Resurssamling

Om flera uttag backas eller krediteras samtidigt används en resurssamling för att hålla ihop de uttag som ska backas eller krediteras i en transaktion. Se informationsspecifikation Resurssamling-bundle.

Informationsresurs Uttag 

Uttag anges enligt informationsspecifikation – Uttag – NLLMedicationDispense

Tabell 2. Attribut informationsresurs Uttag

Term

Villkor

Kommentar

Logiskt id för uttagFår inte ändrasAtt uttaget går att backa kontrolleras enligt R001
UttagsversionFår inte ändras.
Att senaste version används kontrolleras enligt VR155
Ny version sätts automatiskt enligt VR123
Expeditions-idIgnorerasOm flera uttag backas eller krediteras samtidigt kontrolleras att de ingick i samma expediering enligt R001
Aktörens expeditions-id

Valfritt.
Indata kontrolleras enligt VR164 samt autokompleteras med NULL enligt Auto45

När ett backat eller krediterat uttag visas hämtas värde från när uttaget registrerades.

REKOMMENDATION

Utelämna eller använd samma id som finns på det uttag som ska backas eller krediteras.

Aktörens expeditionsradnummer

Angivna värden behöver vara unika för de uttag som backas eller krediteras i samma expediering/transaktion enligt R015

Används i VR135 om flera uttag mot samma förskrivning backas samtidigt.

När ett backat/krediterat uttag visas hämtas värde från när uttaget registrerades.

REKOMMENDATION

Använd aktörens expeditionsradnummer som finns på det uttag som ska backas eller krediteras.


Expeditionstidpunkt

Ignoreras

När ett backat/krediterat uttag visas hämtas värde från när uttaget registrerades.

Krediterande expeditions-id

Backa uttag:.
Antingen anges Krediterande expeditions-id eller så kompletteras det enligt VR035 av EHM

Kreditera uttag:
Obligatoriskt 

Om Krediterande Expeditions-id anges kontrolleras att

  • det är unikt enligt R013
  • samma expeditions-id är angivet för  alla ingående uttag i expedieringen kontrolleras enligt VR035.

Backa uttag

  • Ett uttag ska backas om det inte är rapporterat till FOTA eller HKDB.

Kreditera uttag

  • Vid kreditering ska samma krediterande Expeditions-id användas i rapportering till FOTA och HKDB.

HamtaExpeditionsIdService

Krediterande expeditions-id hämtas med tjänsten HamtaExpeditionsIdService

KrediteringstidpunktObligatoriskOm flera backningar görs samtidigt kontrolleras att samma krediteringstidpunkt angivits enligt VR051
Handelsvara

Varunummer

Får inte ändras
Läkemedel

NPL-id

IgnorerasNPL-id sparas inte på uttag behöver därför ej anges vid backning eller kreditering.

NPL-pack-id

Får inte ändras
Antal expedierade förpackningar

Ignoreras


Hela uttaget backas vid en backning och kreditering enligt R002 och VR043

Avräknad mängd

Ignoreras

Vid en backning/kreditering nollställs eventuell tidigare angiven avräknad mängd enligt R002 och VR040

Beräkning av mängd kvar påverkas av backningen, avräknad mängd återförs på förskrivningen för helförpackning.

Expedierad mängd

Ignoreras

Vid en backning/kreditering nollställs expedierad mängd enligt R002 och VR043

Beräkning av mängd kvar påverkas av backningen eller krediteringen. Avräknad mängd återförs på förskrivningen för helförpackning.

UttagstypObligatoriskt att ange en uttagstyp

Helförpackningsuttag

Får inte ändras.

Kodvärdet "SP" anges för helförpackningsuttag

Dosdispenserat uttag

Får inte ändras


Kodvärdet "DD" anges för dosdispenserade uttag.

Expedierad Startförpackning

Får inte ändras.

Kodvärde "TF" anges för uttag med startförpackning

Om backning eller kreditering är utförd på uttag med startförpackning är ett nytt uttag med startförpackning möjlig att expediera om inga ytterligare uttag är utförda.

Backning/kreditering av uttag med startförpackning påverkar inte mängd kvar.




FörmånsvalFår inte ändras
Generikautbyte utförtFår inte ändras
Beslut slutexpediering

Valfri.

Giltiga värden "Slutexpediera" eller "Slutexpediera inte" 

Används när farmaceut vill ändra status eller förhindra att den automatiska 12 %-regeln slår till om mängd kvar efter transaktion är <=12 % av förskriven mängd per uttag, för mer information se VR135.

Vid uppdatering av uttag kan status ändras från aktiv till slutexpedierad och från slutexpedierad till aktiv.

UttagsstatusObligatorisk.
Giltig värde "Borttaget" kontrolleras enligt VR151


Ett uttag med status borttaget kan inte backas.
UttagsnoteringFår inte ändras
Dosering

Ignoreras


Dosering ärvs från det registrerade uttaget, Inbäddad struktur, se informationsresurs Dosering.

Referens till förskrivningFår inte ändras

Att förskrivningen har aktuellt format " Elektroniskt " kontrolleras enligt R001

Förskrivningsversion autokompleteras enligt Auto58

Uppgift om patient finns på expedierad förskrivning

Accepterade varningar

Får inte anges.

Inga AFF-kontroller utförs vid backa uttag eller kreditera.

Informationsresurs Dosering

Vid backning eller kreditering ignoreras uppgifter om dosering, dosering ärvs från tidigare version.

Se detaljerad information om doseringsparametrar och regler kring dosering i TA 22 – Dosering och administreringssätt.

Informationsresurs Händelse

Händelsen anges enligt informationsspecifikation – Händelse – NLLProvenance och ska refereras i meddelandehuvud X-Provenance, se Informationsspecifikation – meddelandehuvud.

Tabell 3. Attribut informationsresurs Händelse

Kravterm

Villkor

Kommentar

Händelse-idKompletteras enligt Auto33

Händelsetidpunkt

Kompletteras enligt Auto07
HändelsetypObligatoriskt, 
Giltiga värden "Backa uttag" eller "Kreditera"
Backning och kreditering får inte utföras i samma transaktion.
Händelseorsak

Ignoreras


Beskrivning händelseorsak

Obligatorisk om händelsetyp kreditera.

Valfritt vid händelsetyp backa uttag valideras enligt VR185

Tillåtna tecken kontrolleras enligt FK004

ResursreferenserSätts automatiskt enligt VR105.
UtförareObligatorisktSe informationsresurPersonal (Farmaceut eller Icke-legitimerad apotekspersonal)
UppdragsgivareFår inte anges, valideras enligt VR107

Informationsresurs Personal

Uppgifter om expedierande apotekspersonal samt arbetsplats, anges enligt informationsspecifikation Personal – NLLPractitioner.

Tabell 4. Attribut informationsresurs Personal

Term

Villkor

Kommentar

PersonalUtförare 
Farmaceut på apotek eller icke-legitimerad apotekspersonal

Yrkeskod

Obligatoriskt att ange Yrkeskod eller utökad yrkeskod enligt VR144

Valideras mot säkerhetsintyget enligt VR034 

Valideras mot  Legitimationsregistret (FORS) enligt VR033


Utökad yrkeskod

Obligatoriskt att ange Yrkeskod eller utökad yrkeskod enligt VR144

Valideras mot säkerhetsintyget enligt VR034 

Valideras mot  Legitimationsregistret (FORS) enligt VR033


Legitimationskod

Obligatorisk för Farmaceut på apotek enligt VR033, om ingen legitimationskod angivits kompletteras legitimationskoden enligt VR041

Valideras mot säkerhetsintyget enligt VR034

Valideras mot Legitimationsregistret(FORS) enligt VR033

Anges inte för icke-legitimerad apotekspersonal
Individuell förskrivarkodFår inte anges
GruppförskrivarkodFår inte anges
Användar-idObligatoriskt
EfternamnObligatoriskt
FörnamnObligatoriskt
TelefonInga kontaktuppgifter får anges för apotekspersonal. Telefonnummer till arbetsplatsen hämtas från Expeditionsställeregistret utifrån angiven GLN-kod för arbetsplatsen vid läsning.

Tillgänglig för patient

Får inte anges

Telefonnummer

Får inte anges

Telefonnummer tillhör

Får inte anges

Rangordning

Får inte anges
Arbetsplats

Obligatoriskt att ange information om apotekspersonals arbetsplats.

Med undantag för arbetsplatsnamn som hämtas från Expeditionsställeregistret utifrån angiven GLN-kod för arbetsplatsen vid läsning.


Arbetsplats-id

Obligatorisk, angiven GLN-kod valideras mot intyget enligt VR039 och mot Expeditionsställeregistret enligt VR025.

Att apotek får utföra backning/kreditering valideras enligt VR177

Arbetsplats-id typ

Obligatorisk.
Giltigt värde "GLN-kod"


Arbetsplatsnamn

Får inte anges.

Arbetsplatstyp

Obligatorisk, Apotek ska anges, valideras enligt VR110.
Adressuppgift

Får inte anges för apotekspersonal, med undantag för Landskod. 

Adressuppgifter hämtas från Expeditionsställeregistret utifrån angiven GLN-kod för arbetsplatsen vid läsning.


Adresstyp

Får inte anges

Adress

Får inte anges

Postort

Får inte anges

Postnummer

Får inte anges

Landskod

Valfritt, om angiven är endast SE tillåtet

3. Regler och kontroller

3.1. Generella verksamhetsregler

Verksamhetsregler beskriver validering och verksamhetslogik som E-hälsomyndigheten ansvarar för. Generella verksamhetsregler är de som används i flera tillämpningsanvisningar. Reglerna finns beskrivna i Generella verksamhetsregler..

Tabell 5. Generella verksamhetsregler som används i denna tillämpningsanvisning

Regel-id

Regelnamn

VR025Validering av anropande apotek mot Expeditionsställeregistret
VR030Expediering och händelsetyper
VR033Validering av legitimation mot Legitimationsregistret
VR034Validering av händelsens utförare mot intyget
VR035Hantera expeditions-id/krediterande expeditions-id
VR038Expedition till unik person
VR040Beräkning av avräknad mängd
VR043Expedierad mängd
VR051Kontroll av expeditionstidpunkt eller krediteringstidpunkt
VR099Förändring av dosunderlagets status och version
VR102Kontroll av att dubblettanrop inte sker från anropande system
VR105Referens till de resurser som påverkats av händelsen
VR107

Kontroll att uppdragsgivare är tillåtet att ange

VR110Kontrollera arbetsplatstyp på Arbetsplats
VR123Uttagsversion
VR135

Regler för automatisk slutexpediering samt attribut Beslut slutexpediering

VR144Yrkeskod eller utökad yrkeskod måste anges

VR151

Kontrollera uttagsstatus
VR155Är senaste version av uttag angivet
VR164Kontroll av aktörens expeditions-id
VR177Apotek som får backa uttag, kreditera eller uppdatera uttag
VR185Kontroll beskrivning händelseorsak vid backning eller kreditering

3.2. Automatiska kompletteringar 

Automatisk komplettering innebär att E-hälsomyndigheten tillför information för vissa attribut enligt specificerade regler. Reglerna finns beskrivna i Automatiska kompletteringar

Tabell 6. Automatiska Kompletteringar som används i denna tillämpningsanvisning

Id

Beskrivning

Auto06

Versionsnummer för patients läkemedelslista genereras
Auto07Komplettering av tidpunkt för händelse

Auto08

Generera unikt OR-ordinations-id för ny version av en förskrivning
Auto19Förskrivningsversion genereras
Auto33

Händelsen kompletteras med ett händelse-id

Auto45Aktörens Expeditions-id kompletteras med NULL vid backning och kreditering
Auto58Komplettering av senaste förskrivningsversion

3.3. Specifika verksamhetsregler 

Verksamhetsregler beskriver validering och verksamhetslogik som E-hälsomyndigheten ansvarar för. 

Tabell 7. Specifika verksamhetsregler

Regel-id

Regelnamn

Beskrivning av regel

Felkod och felmeddelande

R001

Kan uttaget backas

För att ett uttag ska kunna backas ska följande villkor vara uppfyllda

  • Om flera uttag backas eller krediteras samtidigt måste de ha ingått i samma expediering.
  • Förskrivningen som uttaget tillhör ska ha aktuellt format Elektroniskt.
  • Uttaget måste finnas i NLL och ha uttagstatus Expedierat

Kommentar
Hur länge ett uttag kan backas eller krediteras avgörs av respektive apoteksaktör

2-25-181 Endast uttag tillhörande förskrivningar med aktuellt format ELEKTRONISKT kan backas eller krediteras.

2-25-71 Uttaget som ska backas/krediteras kunde inte hittas

2-25-45 Alla uttag som ska backas/krediteras behover inga i samma expedition

2-25-44 Uttaget är redan backat/krediterat

2-25-42 Felaktig status på uttaget som ska backas/krediteras

2-25-69 Felaktig typ på uttaget som ska backas/krediteras

R002Hela uttaget backas eller krediteras

Backning och kreditering måste alltid omfatta hela uttaget, delar av ett uttag kan inte backas/krediteras.

Kommentar
En backning ska betraktas som en "rollback" av ett tidigare registrerat uttag. Om reklamationen endast gäller 1 av t.ex. 4 expedierade förpackningar behöver apoteket göra en ny registrering för de 3 förpackningar som inte reklameras.

n/a
R013Krediterande expeditions-Id

Vid kreditering kontrolleras att:

  • krediterande expeditions-id är unikt om anropet kommer från versionspaket 21.
  • samma krediterande expeditions-id ska anges om flera uttag krediteras samtidigt.
2-25-173 Angivet expeditions-id finns redan registrerat.
R015Aktörens expeditionsradnummer

Om flera uttag ingår i en backning eller kreditering. Kontrollera att aktörens expeditionsradnummer är olika.

2-25-416 Om flera uttag ingår i en backning eller kreditering ska expeditionsradnummer vara unikt.

3.4. AFF-kontroller och kontrollsamlingar

Vid backa och kreditera uttag utförs inga AFF-kontroller. 

3.5. Formatkontroller

E-hälsomyndigheten gör formatkontroller på vissa attribut i Nationella läkemedelslistan. Reglerna finns beskrivna i Formatkontroller.

Tabell 8. Formatkontroller som används i denna tillämpningsanvisning

Id

Beskrivning

FK004Enkel textvalidator

4. Presentationskrav

Inga specifika presentationskrav finns för denna tillämpningsanvisning.

5. Rekommendationer

 REKOMMENDATION

  • Om kvarvarande mängd efter uttag, backning, kreditering, uppdatering av uttag eller uppdatering av förskrivning blir mer än 0 och mindre än 12 % av förskriven mängd per uttag, bör expedierande apotekspersonal uppmärksammas på detta för att kunna ta ställning till om förskrivningen ska slutexpedieras eller inte , se verksamhetsregel VR135 på sidan Generella verksamhetsregler.
  • Om förskrivningen automatiskt blir aktiverad bör detta presenteras för expedierande apotekspersonal så att patient kan upplysas. 



Versionshistorik

Version

Datum

Kommentar

1.02021-11-27Ny handbok vård- och apotekstjänster
1.12022-03-30

Nya regler

  • R015 - Aktörens expeditionsradnummer
  • VR164 - Kontroll av aktörens expeditions-id 

Förtydliganden i hanterad information och regler.

  • Förtydligat R001, vilka uttag kan backas
  • Förtydligat hantering av uttagstatus

Förtydligat variant 1.2 - Beslut slutexpediering.

1.22022-05-25Språkliga förbättringar och ensat.
1.32022-11-10

Förbättringar dokumentation

  • I kapitel 3.3 Specifika verksamhetsregler
    • Lagt till kolumn för felkod och felmeddelande
    • R011 är tillagd, saknades som regel 
  • I kapitel 3.1 Generella verksamhetsregler har VR177 tillkommit, regeln hette tidigare R010 och fanns i kapitel 3.3 Specifika verksamhetsregler
  • I kapitel 2.3 Efterfrågad information uppdaterat information om meddelandehuvud

  • Språkliga förbättringar
1.42023-05-04

Förbättringar dokumentation

  • Lagt till symboler för krav.
  • Flyttat stycke om rekommendationer i kapitel 4 till ny rubrik kapitel 5 rekommendationer.
  • Ändrat namn på kapitel Informationsresurs expediering till Informationsresurs resurssamling.
  • Mindre språkliga förbättringar för ökad läsbarhet.
  • Lagt till rekommendation på attribut för Aktörens expeditionsradnummer och Aktörens expeditions-id
1.52023-08-24

Uppdateringar

  • Regel R011 ersätts av VR185 samt uppdaterat felmeddelande.
  • Regel R001 uppdaterat felmeddelande för felkod 2-25-181

Förbättringar dokumentation

  • Mindre språkliga förbättringar.
  • Kapitel 2.3.6 Personal,  Förbättrad ledtext för Telefon, Arbetsplats och Adressuppgift.
1.62023-11-09

Uppdateringar

  • Vid backa uttag är det nu möjligt att antingen ange ett Krediterande expeditions-id eller låta EHM autokompletera
    Tillhörande Regel VR035 och R013  är uppdaterade.
  • Auto58 tillagd, saknades i tidigare versioner. 

Förbättringar dokumentation

  • Förtydligat beskrivning i variant Variant 1.1 Backa uttag och kreditera uttag
  • Förtydliganden beskrivning eller kommentar under hanterad information för 
    • Arbetsplats
    • Logiskt id för uttag
    • Expeditions-id
  • Mindre språkliga förbättringar
1.7 2024-02-22

Förbättringar dokumentation

  • Under Informationsresurs personal, förtydligat hantering av legitimationskod, yrkeskod och utökad yrkeskod.